Rückblick: Die ersten 2 Wochen der E-Rechnungspflicht

Herausforderungen bei der Einführung

Welche Schwierigkeiten und Herausforderungen haben Unternehmen bei der Einführung der E-Rechnung?

Der Jahreswechsel 2025 brachte eine bedeutende Neuerung für Unternehmen: die Einführung der E-Rechnungs-Pflicht. Viele blickten gespannt auf den 01.01.2025 und fragten sich, wie sich diese Änderung auf den Geschäftsbetrieb auswirken würde. Als der Tag kam, schien zunächst alles unverändert. Doch dieser Eindruck trügt.

Die Realität hinter der E-Rechnungspflicht

Bei eBill Service arbeiten wir tagtäglich mit elektronischen Rechnungen und erleben aus erster Hand, was in der Praxis passiert. Entgegen der weit verbreiteten Annahme, dass die klare XML-Standardisierung automatisch valide E-Rechnungen garantiert, zeigt sich in der Realität ein anderes Bild. Unternehmen sind mit fehlerhaften und ungültigen E-Rechnungen konfrontiert. 

Hier einige Beispiele:

  • Keine E-Rechnung: Lieferanten versenden angebliche E-Rechnungen, die sich als einfache PDF-Dokumente entpuppen
  • Veraltete Daten: E-Rechnungen enthalten falsche oder veraltete Informationen, ungültige IBANs oder Adressen
  • Verschlüsselte Inhalte: Dateien sind so abgesichert, dass sie nicht verarbeitet werden können.

Die Problematik der ZUGFeRD-PDF

Eine der häufigsten Fehleinschätzungen betrifft die Nutzung der ZUGFeRD-PDF. Viele Unternehmen glauben, dass sie diese Datei ohne spezielle Software verarbeiten können, schließlich werden Rechnungsinformationen direkt angezeigt. Die Praxis zeigt jedoch, dass der maschinenlesbare Datenteil der ZUGFeRD-PDF teilweise von dem lesbaren Teil abweicht.

Einige Beispiele, die wir in der Praxis so schon erlebt haben:

  • Veraltete Kontodaten: Wir hatten bereits den Fall, dass durch eine Rechnungsvorlage im PDF veraltete Kontodaten mitgeschickt wurden, im Datenteil waren jedoch die neuen Bankdaten hinterlegt. 
 
  • Veraltete Adresse: Ein ähnlicher Fall, aber mit anderen Konsequenzen, in der PDF war eine andere Adresse als im Datenteil hinterlegt.
     
  • Versteckte Inhalte:  Es ist üblich und vorgesehen, dass rechnungsrelevante Anhänge im maschinenlesbaren Teil hinterlegt werden. In diesem Fall läuft man Gefahr, dass wichtige Informationen nicht gesehen werden. Ohne eine geeignete Software sind Anhänge noch nicht einmal schwer, sondern gar nicht lesbar.
 

Das alles wird bei einer Prüfung vom Finanzamt definitiv zu Problemen und zu Mehrarbeit führen, den Verlust über die Vorsteuerabzugsberechtigung mal ganz außen vor gelassen. Verlassen Sie sich also nicht darauf, dass Sie immer eine korrekte E-Rechnung bekommen.

 

Warum eine geeignete Software unverzichtbar ist

Die Einführung der E-Rechnungs-Pflicht erfordert von Unternehmen mehr als nur oberflächliche Anpassungen. Es ist essenziell, die technischen Anforderungen zu verstehen und die richtigen Werkzeuge einzusetzen. Bei eBill Service bieten wir Ihnen eine praxisnahe Lösung, die Ihnen hilft, E-Rechnungen korrekt und effizient zu verarbeiten.

Kontaktieren Sie uns noch heute und erfahren Sie, wie wir Sie bei der Umstellung auf die E-Rechnung unterstützen können.

Wir unterstützen Sie!

Keine Angst vor der E-Rechnungspflicht!

Wir halte Sie auf dem Laufenden und informieren in unserer kostenlosen Webinarreihe über Herausforderungen & Chancen durch die Einführung der B2B E-Rechnung in Deutschland

Frank Oddey - Experte für E-Rechnung und Autor
Autor

Frank Oddey

Ich bin Frank Oddey, Geschäftsführer der eBill Service GmbH und wir haben es uns zur Aufgabe gemacht Selbstständige und Unternehmer optimal auf die Herausforderung zur verpflichtenden Einführung der E-Rechnung vorzubereiten.

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