Einleitung:

Mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigen wir Ihnen, wie Sie einfach und schnell eine E-Rechnung erstellen können. Von der Eingabe der notwendigen Daten bis hin zum Versand der fertigen Rechnung – wir begleiten Sie durch jeden einzelnen Schritt. Folgen Sie den Anweisungen und nutzen Sie die Funktionen, um den Rechnungsprozess effizient und rechtssicher abzuwickeln. So stellen Sie sicher, dass Ihre E-Rechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht und problemlos an Ihre Kunden versendet werden kann.

Schritt 1: Klick auf „E-Rechnung erstellen“

Gehen Sie über die Navigationsleiste -> E-Rechnungen erstellen und starten Sie mit dem Ausfüllen. Felder, die mit einem * gekennzeichnet sind, sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden.

Schritt 2: Ausfüllen der E-Rechnungsdaten

1. Rechnungstyp: Dieser ist standardmäßig auf “Standardrechnung” eingestellt und kann aktuell noch nicht geändert werden.
2. Rechnungsformat: Wählen Sie im Drop-Down-Menü das gewünschte Rechnungsformat. Falls Sie sich unsicher sind, welches Format auszuwählen ist, kehren Sie zur Startseite zurück. Im Abschnitt „Neueste Dokumente“ finden Sie das PDF „E-Rechnung Formate“.
3. Rechnungsnummer: Geben Sie die gewünschte Rechnungsnummer ein. Falls Sie unter „Einstellungen“ ein Pattern für die Rechnungsnummer gespeichert haben, wird autom. die nächste Rechnungsnummer voreingestellt.
4. Rechnungsdatum: Tragen Sie das Datum der Rechnung ein.
5. Fälligkeitsdatum: Geben Sie das Datum an, bis wann die Rechnung fällig ist.
6. Leitweg-ID: Diese ist nur erforderlich, wenn Sie Rechnungen an Behörden stellen. Für B2B-Rechnungen ist die Angabe optional.

Schritt 3: Rechnungsempfänger

Tragen Sie nun die Angaben zum Rechnungsempfänger ein:

1. Name des Empfängers: Geben Sie den vollständigen Namen des Rechnungsempfängers ein.
2. Straße und Hausnummer: Erfassen Sie die Adresse des Empfängers.
3. Postleitzahl & Ort: Geben Sie die entsprechende Postleitzahl und den Ort an.
4. Land: Wählen Sie das Land des Empfängers im Drop-Down-Menü aus.
5. E-Mailadresse: An die hier eingetragene E-Mail-Adresse wird die E-Rechnung über eBill an Ihren Kunden versendet.

Schritt 4:  Angaben zum Rechnungssteller

Ergänzen Sie die Daten zum Rechnungssteller:

1. Name des Rechnungssteller: Ihr Firmenname ist hier bereits voreingestellt.
2. E-Mailadresse des Rechnungsstellers: Falls Sie eine separate E-Mail-Adresse für den Versand und Empfang von Rechnungen nutzen, tragen Sie diese hier ein.
3. Ansprechpartner: Geben Sie den Namen der zuständigen Person an, beispielsweise derjenigen, die die Rechnung erstellt hat oder aus der Buchhaltungsabteilung.
4. E-Mailadresse des/der Ansprechpartner: Fügen Sie die E-Mail-Adresse des Ansprechpartners hinzu.
5. Telefonnummer des/der Ansprechpartner: Geben Sie die Telefonnummer der zuständigen Person an.

Schritt 5: Zahlungsinformationen

Tragen Sie die Bankverbindung Ihres Unternehmens ein:

1. Zahlungsart: Wählen Sie im Drop-Down-Menü zwischen „SEPA-Überweisung“ und „SEPA-Lastschrift“.
2. Kontoinhaber: Geben Sie den Namen des Kontoinhabers ein.
3. IBAN: Erfassen Sie die IBAN Ihres Kontos.
4. BIC: Optional, falls erforderlich.
5. Verwendungszweck: Optional, z. B. die Angabe der Rechnungsnummer.

Nachdem Sie alle Angaben gemacht haben, klicken Sie auf „Weiter“.

Schritt 6: Rechnungspositionen

In diesem Abschnitt erfassen Sie die einzelnen Positionen der Rechnung. Geben Sie eine detaillierte Beschreibung der Leistung oder des Produkts, die Menge sowie den Preis pro Einheit ein. Diese Informationen sind entscheidend für eine transparente und nachvollziehbare Rechnungserstellung. Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Angaben korrekt sind, um Rückfragen zu vermeiden.

Um die Eingabe zu beginnen, klicken Sie links neben „ID“ auf den nach unten zeigendem Pfeil.

1. ID: Dies ist die Positionsnummer. Sie wird automatisch von eBill festgelegt und kann nicht manuell geändert werden.
2. Bezeichnung: Name des Produkts oder der Leistung, die in Rechnung gestellt wird.
3. Einzelpreis: Netto-Betrag pro Einheit.
4. Einheit: Wählen Sie die passende Einheit im Drop-Down-Menü. Verfügbare Optionen sind:

1. Menge: Tragen Sie die Menge der jeweiligen Position ein.
2. Ust. %: Wählen Sie den passenden Umsatzsteuersatz aus dem Drop-Down-Menü (0%, 5%, 7%, oder 19%).
3. Beschreibung: Optional können Sie eine zusätzliche Beschreibung der Rechnungsposition hinzufügen.

Über „Position löschen“ können Sie eine vollständige Eingabe rückgängig machen bzw. die Position entfernen. Um mehrere Positionen zu löschen, müssen Sie jede einzelne anklicken, die entfernt werden soll.

Um eine weitere Position zur Rechnung hinzuzufügen, klicken Sie auf „Position hinzufügen“. Die Zwischensumme wird automatisch bei jeder neuen Position aktualisiert.

Wenn Sie alle Rechnungspositionen eingetragen haben, klicken Sie auf „Weiter“.

Schritt 7: E-Rechnung abschließen

Fast geschafft! Im letzten Schritt wird Ihnen die Zusammenfassung der gesamten Rechnung angezeigt. Falls bereits eine Anzahlung geleistet wurde, können Sie den Betrag unter „Bereits gezahlter Betrag“ hinzufügen.

Um die Rechnung abzuschließen, klicken Sie auf „E-Rechnung erstellen“. Falls dabei ein Fehler auftritt, beispielsweise eine falsche IBAN, werden Sie direkt zu der betreffenden Stelle weitergeleitet, um die Korrektur vorzunehmen. Die soeben erstellte Rechnung finden Sie anschließend unter E-Rechnungen -> Entwürfe

Über die Symbole rechts können Sie die Rechnung folgendermaßen verwalten:

• Stift: Bearbeiten der Rechnung.
• Mülleimer: Löschen der Rechnung.
• Briefumschlag: Senden der Rechnung. Nach dem Versand wird sie von „Entwürfe“ in den „Ausgang“ verschoben.

Schritt 8: Senden der E-Rechnung

Um die Rechnung an den Rechnungsempfänger abzuschließen und zu versenden, klicken Sie auf das Briefumschlag-Symbol in der rechten Leiste.

Daraufhin öffnet sich ein Fenster, das Sie fragt, ob Sie die E-Rechnung tatsächlich senden möchten. Bestätigen Sie den Versand, indem Sie auf „E-Rechnung versenden“ klicken. Die Rechnung wird dann per E-Mail an den Empfänger geschickt. Andernfalls können Sie den Vorgang abbrechen und mit dem weiteren Prozess fortfahren.

Schritt 9: E-Rechnung gesendet

Nachdem Sie Ihre E-Rechnung versendet haben, navigieren Sie zu E-Rechnungen -> Ausgang. Dort finden Sie alle E-Rechnungen, die Sie mit eBill erstellt und versendet haben, übersichtlich gespeichert.

Durch Klick auf eine Rechnungszeile öffnet sich die Detailansicht der Rechnungsdaten. Eine Bearbeitung der Rechnung ist nach dem Senden nicht mehr möglich.

Sollte beim Versand einer Rechnung ein Problem auftreten, z.B. die eingetragene Email-Adresse nicht korrekt sein, wird die Rechnung von Ausgang wieder in Entwürfe verschoben. Sie haben dann die Möglichkeit die Rechnung zu bearbeiten, z.B. Email-Adresse zu korrigieren, und die Rechnung neu zu versenden.

Sollten während der Erstellung der E-Rechnungen Probleme auftreten oder Sie Fragen haben, zögern Sie nicht, uns unter support@ebill-service.de zu kontaktieren. Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung und unterstützen Sie bei allen Anliegen.

Ihr eBill-Service Team!