Neben der Funktion, E-Rechnungen zu erstellen und zu versenden, spielt auch der Empfang eine entscheidende Rolle für Sie. Daher haben wir eine umfassende Anleitung zusammengestellt, die Ihnen erläutert, worauf Sie beim Empfang einer E-Rechnung achten sollten und welche zusätzlichen Schritte sinnvoll sein können.

Mit Ihrer Registrierung beim eBill Service E-Rechnungsportal und der Aktivierung Ihres Accounts wurde automatisch ein spezielles E-Rechnungs-E-Mail-Postfach für Sie eingerichtet.

Die zugewiesene E-Mail-Adresse finden Sie im Bereich „E-Rechnungen“. Sie setzt sich aus Ihrer Umsatzsteuer-ID oder Ihrer Steuernummer zusammen:
[USt-ID oder Steuernummer]@ebill.de
Beispiel: DE123456789@ebill.de

Um sicherzustellen, dass Ihre eingehenden Rechnungen im eBill-Portal ankommen, teilen Sie bitte diese E-Mail-Adresse Ihren Lieferanten mit, sodass künftig alle E-Rechnungen direkt an das eBill-Portal gesendet werden.

E-Rechnung erhalten

Sobald Ihr Lieferant die E-Rechnung an Ihre eBill E-Mail-Adresse sendet, erfolgt eine Prüfung nach den Vorgaben der EN 16931 sowie eine Validierung gemäß der deutschen CIUS (Core Invoice Usage Specification). Erst danach wird die Rechnung im Bereich
E-Rechnungen -> Eingang sichtbar.

Keine E-Rechnung erhalten

Es kann mehrere Gründe geben, warum Sie keine E-Rechnung erhalten haben:

1. Ihr Lieferant hat mehrere Anhänge in einer E-Mail an Ihre eBill-E-Mail-Adresse gesendet.
2. Der Anhang entspricht nicht dem erforderlichen .xml- oder .pdf-Format, oder der Dateiname enthält Sonderzeichen bzw. Leerzeichen.
3. Die gesendete E-Rechnung weist Fehler seitens des Absenders auf. In diesem Fall wird die E-Mail automatisch abgelehnt, und der Absender erhält ein Prüfprotokoll mit dem Ablehnungsgrund.

E-Rechnung Eingang

Alle gültigen E-Rechnungen, die an Ihre eBill E-Mail-Adresse gesendet wurden, finden Sie unter E-Rechnungen -> Eingang. Zu jeder eingegangenen E-Rechnung wird eine Zeile angezeigt, die Informationen wie Rechnungstyp, Belegnummer, Rechnungsempfänger, Erstellungsdatum sowie Netto- und Bruttobetrag enthält. Für detaillierte Informationen klicken Sie einfach auf die entsprechende Rechnungszeile.

E-Rechnung Detailansicht

Die Detailansicht jeder Rechnung ist in drei Bereiche unterteilt:

• Überblick
• Positionen
• Protokoll

E-Rechnungen -> Eingang -> Überblick

In der Übersicht werden alle relevanten Rechnungsdaten detailliert dargestellt, sodass Sie alle wesentlichen Informationen zur jeweiligen E-Rechnung im Blick haben:

Rechnungsdaten und Summen

Daten des Rechnungsempfängers und Anhänge:

Sie können die Anhänge durch Anklicken herunterladen und sie anschließend in Ihre Buchhaltungssoftware importieren, um die Rechnung weiterzuverarbeiten.

Daten des Rechnungsstellers

Zahlungsinformationen

E-Rechnungen -> Eingang -> Positionen

An dieser Stelle sind alle Positionen der eingegangenen E-Rechnung detailliert und übersichtlich aufgelistet.

E-Rechnungen -> Eingang -> Protokoll

Im Protokoll finden Sie alle weiteren wichtigen Details, wie etwa den Zeitpunkt des Empfangs und der Archivierung der E-Rechnung.

E-Rechnungen -> Eingang abgeleht

In diesem Bereich finden Sie Informationen zu empfangenen Emails, die vom System abgelehnten wurden. Wenn Sie auf eine Zeile klicken, erhalten Sie zu der E-Mail den genauen Ablehnungsgrund, den der Absender der E-Mail automatisch als Antwort zugesendet bekommen hat.

Sollten beim Empfang der E-Rechnungen Probleme auftreten oder Sie Fragen haben, zögern Sie nicht, uns unter support@ebill-service.de zu kontaktieren. Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung und unterstützen Sie bei allen Anliegen.

Ihr eBill-Service Team!