Die 2025 in krafttretende Pflicht zur E-Rechnung hat zur Folge, dass viele Unternehmer auf der Suche nach einer geeigneten Lösung für das Empfangen, Validieren und Erstellen von E-Rechnungen sind. Die Wahl der richtigen Software oder Plattform hat maßgeblichen Einfluss auf unternehmensrelevante Prozesse und sollte daher gut überlegt sein.
Um Sie bei der Auswahl zu unterstützen, haben wir eine Checkliste erstellt, mit der Sie Systeme wie z.B. ERP oder Plattformen hinsichtlich der anstehenden E-Rechnungspflicht vergleichen können. Darüber hinaus bietet Ihnen die Checkliste eine Übersicht über spezifische Punkte, die auch für Ihr Unternehmen wichtig sein könnten!
Ab 01.01.2025 ist es verpflichtend, dass alle Unternehmer bis auf einzelne Ausnahmen eine E-Rechnung empfangen und verarbeiten können. Geht man dies beispielshaft für das eigene Unternehmen durch, scheint es auf dem ersten Blick ganz einfach: man stellt ein E-Mail Postfach zur Verfügung und informiert Lieferanten darüber, dass fortan alle E-Rechnungen an dieses Postfach versendet werden sollen. Nun befinden sich also die E-Rechnungen in Form von E-Mails in Ihrem Postfach und warten darauf von Ihnen validiert zu werden.
Da E-Rechnungen aber typischerweise in Formaten wie z.B. XRechnungen versendet werden und dadurch schwer zu lesen sind, merkt man schnell, dass ein einfaches Postfach allein nicht ausreichend ist, um E-Rechnungen anzeigen zu lassen und zu prüfen.
Demnach ist die Anforderung an das System, eine Schnittstelle zum Empfangen von E-Rechnungen per Mail oder über ein Netzwerk wie z.B. Peppol oder Traffiqx.
Die Validierung von E-Rechnungen ist besonders wichtig, da sie die Vorsteuerabzugsberechtigung verlieren kann, wenn diese nicht der europäischen E-Rechnungsnorm EN 16931 und CIUS (Core Invoice Usage Specification) entspricht. Darüber hinaus ist es wichtig, dass ein Prüfbericht erstellt wird, damit ein Prüfer im Zweifelsfall sehen kann, wann und mit welcher Version der Spezifikation die E-Rechnung geprüft wurde und wie das Ergebnis war.
Nehmen wir mal an Sie validieren Ihre E-Rechnungen, wie von uns empfohlen über ein System und nicht manuell. Sie stellen dabei einen oder mehrere Fehler in den über 220 Geschäftsregeln fest. Nun gibt es mehrere Lösungsansätze:
Entweder, Sie ignorieren die Rechnung und akzeptieren nur valide Rechnungen, dann könnten Sie dem Rechnungsversender einfach nur mitteilen, dass die E-Rechnung nicht valide ist
Oder Sie senden dem Rechnungsversender einen Fehlerbericht zu, damit er diese korrigieren und Ihnen eine valide E-Rechnung zusenden kann.
In unserem Portal für E-Rechnungen handhaben wir das so, dass wir einen Fehlerbericht versenden, das macht es dem Rechnungsversender einfacher und komfortabler die Anforderungen der E-Rechnung zu erfüllen.
Angenommen das verwendete Tool versendet keine automatischen E-Mails an den Rechnungsversender. Wie kommen Sie an die Fehlerliste heran, die Sie dem Lieferanten senden? Bei einigen Systemen befinden sich ausführliche Fehlermeldungen ausschließlich in den Logs und müssen von Ihnen angefordert werden. Das ist sehr umständlich. Zudem kommt hinzu, dass Sie die E-Mails selber erstellen müssen und dadurch mehr Aufwand entsteht.
Darüber hinaus gibt es noch immer Systeme, die nicht alle Geschäftsvorfälle testen, sondern nur den Teil, den sie für wichtig halten. Das kann bei einer potenziellen Finanzprüfung zu Problemen und im „worst case“ zu einer Aberkennung der Vorsteuerabzugsberechtigung führen.
E-Rechnungen wie beispielsweise die X-Rechnungen sind XML-Dateien und daher selbst für versierte Nutzer schwer zu lesen.
Alternativ gibt es die ZUGFeRD E-Rechnung, sie ist ein hybrides Format. Im ZUGFeRD Format gibt es einen lesbaren und einen maschinenlesbaren Teil. Der Haken an der Sache bei der ZUGFeRD E-Rechnung ist aber, dass bis 01.01.2025 der lesbare Teil relevant ist. Ab dem 01.01.2025 ist jedoch der maschinenlesbare Teil relevant. Wenn Sie sich nur das PDF (den menschenlesenbaren Teil) ansehen und der korrekt ist, kann es trotzdem sein, dass der maschinenlesbare Teil fehlerhaft ist. Bei einer Prüfung nach Jahren, würde das Auffallen und wird dann sicherlich zu Problemen führen.
Es kann aber auch noch ein 2tes Problem auftauchen, wenn die ZUGFeRD-Datei nur einer Sichtprüfung unterzogen wird:
In diesem Fall geht es um die Anhänge in der eingebetteten XML-Datei. Die sind als Objekte in der XML-Datei vom ZUGFeRD eingebettet und müssten ausgelesen werden. Wenn Sie dafür einen PDF-Viewer nutzen, der das nicht kann, bekommen Sie die rechnungsrelevanten Anhänge nicht mit.
Zusätzlich gibt es sogenannte Extensions, die dafür da sind, weitere Informationen in der XML-Datei zur Verfügung zu stellen. Das sind in der Regel branchenspezifische Daten. Diese Daten sind zur Zeit für die Validierung nach EN 16931 nicht, aber sicherlich für Ihr Unternehmen wichtig
Genauso wichtig, wie das Empfangen und Validieren ist das Archivieren der E-Rechnungen. Rechnungen mussten schon immer archiviert werden, früher in Ordnern und heute auf Festplatten. Das ist auch mit der E-Rechnung nicht anders. Hierbei ist es aber besonders wichtig, dass die E-Rechnung genauso archiviert wird, wie sie reingekommen ist. Das bedeutet also, dass eingebettete Anhänge einer E-Rechnung nicht aus der XML-Datei entfernt werden dürfen, wenn die gleiche Datei dann archiviert wird, auch wenn dies Speicherplatz spart. Denn Archivierung-Speicherplatz der Revisionssicher ist, ist in der Regel etwas kostenintensiver als normaler Speicher.
Neben der Rechnung muss auch die E-Mail archiviert werden, in der die E-Rechnung versendet wurde und es ist sinnvoll das Prüfprotokoll direkt mit der Rechnung zu archivieren.
Selbstverständlich muss das Archivierungssystem GoBD-konform, Revisionssicher und DSGVO konform sein.
Nach den 3 Schritten (Empfangen, Validieren und Archivieren), möchten Sie bestimmt auch mit den E-Rechnungen arbeiten. Hier sollte es möglich sein, eine Arbeitskopie zu erstellen. Die muss in meinen Augen eine Reverenz zu der archivierten Rechnung haben. Mit der Kopie kann z.B. der weitere Freigabeprozess bestritten werden. Zur Verarbeitung gehört aber auch, die Daten direkt an die Buchhaltungssoftware oder an ein ERP-System zu übertragen. Auch das müssen Sie in Ihre Überlegungen mit einbeziehen.
Manchmal ist es notwendig die E-Rechnung in ein anderes Format umzuwandeln. In dem Fall spricht man von Konvertieren. Das kann das Konvertieren von Daten in eine E-Rechnung sein, oder von einer X-Rechnung in eine ZUGFeRD-Datei oder umgekehrt. Für alle die z.B. mit Italien zusammenarbeiten wollen, die das E-Rechnungsformat Fattura PA nutzen, ist eine Konvertierung sicherlich sinnvoll. Neben Italien gibt es noch viele andere Länder, die schon mit E-Rechnungen arbeiten. Aus dem Grund haben wir noch einige Formate mit in die Checkliste aufgenommen.
Das Gegenstück zum Empfangen ist die Erstellung der E-Rechnung. Hierbei gibt es mehrere Möglichkeiten.
Zum einen gibt es Formulare, die E-Rechnungen erfassen können. Hier sollte man sich die Maske genauer ansehen. Wie ist sie aufgebaut? Wie sind die Felder angeordnet und komme ich mit der Benutzung klar? In einer E-Rechnung kann es sehr viele Fehler geben, die eingegeben werden müssen, darum sollte es für Sie leicht verständlich angeordnet sein.
Leichter ist die Erstellung über eine sogenannte REST-API. Hier kann die Software genutzt werden, mit der Sie seit Jahren arbeiten, die Sie kennen und auf der Ihre Prozesse basieren. Die Daten werden dann über eine Schnittstelle, der REST-API weitergegeben. Diesen Import kann man meist auch über eine CSV-Datei manuell vornehmen.
Zu guter Letzt gibt es auch noch die Möglichkeit eine Rechnung mit einem Vorsystem, wie z.B. Word zu erstellen, diese Rechnung als PDF zu speichern und diese an ein System zu schicken, welches daraus eine E-Rechnung macht. Zum Beispiel wie beim Rechnungsportal von eBill-Service. Das hat den Vorteil das man weiterhin mit dem Vorsystem seiner Wahl arbeiten kann.
Wenn Sie viele E-Mails versenden, dann ist es sinnvoll mit einem Zertifikat für das E-Mail-Postfach zu arbeiten. Das erhöht die Chance, dass Rechnungen auch wirklich ankommen und nicht im Spam/Junk Ordner landen.
Die Einführung der E-Rechnung bedeutet auch, dass Sie Ihre Prozesse anschauen und überprüfen sollten/müssen. In der Regel müssen diese an die neuen Herausforderungen angepasst werden. Selbst dann, wenn Sie mit einer Lösung, die ich Ihnen weiter unten im Text noch weiter erläutern möchte, arbeiten.
Immer wenn sich Prozesse ändern, dann müssen Sie auch Ihre Verfahrensdokumentation oder mindestens die Prozessdokumentation anpassen. Gerade im Kontext der E-Rechnung, werden Prüfer wissen wollen, wie die Rechnung in das Unternehmen gelangt ist und ob die Integrität der E-Rechnung bis zur Archivierung gewahrt bleibt. Hierzu bietet sich eine Verfahrensdokumentation an und wird sicherlich von vielen Prüfern gefordert.
In eigener Sache:
Ich denke mal es ist wichtig, dass Sie sich für ein System entscheiden, dass zu Ihnen passt und so einfach wie möglich ist. Das „E“ in E-Rechnung muss nicht nur für „Elektronisch“ stehen, es kann auch für „E wie einfach“ stehen, wenn sie eine Lösung haben, die zu Ihnen passt. Es gibt für den Versand noch eine Übergangsfrist bis 2027/2028. Für das Empfangen der E-Rechnung ist der 01.01.2025 aber in Stein gemeißelt. Nun gibt es Unternehmen die nicht von jetzt auf gleich auf digital umstellen können und wollen. Für die ist es sinnvoll eine Lösung zu haben, die auf der einen Seite die gesetzlichen Anforderungen erfüllt und auf anderen Seite weiterhin die Möglichkeit bietet so zu arbeiten wie sie es gewohnt sind und erst Schritt für Schritt den Weg in die Digitalisierung gehen.
Dafür haben wir 2 Wege geschaffen.
Einmal PDF2eBill und eBill2PDF.
Mit dieser neuen Funktion schaffen wir die Möglichkeit, eine E-Rechnung zu empfangen, zu validieren und zu archivieren. Das ist nichts neues. Aber weiterhin wandeln wir die X-Rechnung in ein PDF um und stellen es Ihnen als Arbeitskopie zur Verfügung (z.B. per eMail inklusive der Anhänge) Mit dieser Arbeitskopie arbeiten Sie ganz normal weiter, wie Sie es gewohnt sind. Die Original X-Rechnung verbleibt im Archiv und die Arbeitskopie referenziert auf diese.
Bei der E-Rechnungsaltenative „ZUGFeRD“ wird aus der eingebetteten XML-Datei eine PDF-Datei (Arbeitskopie) erzeugt, denn wie wir ja wissen, ist der maschinenlesbare Teil der relevante Teil.
Somit stellen wir sicher, dass Sie auch weiterhin mit dem System arbeiten können und die Umstellung dann langsam angehen können.
Für diese Funktion möchte ich ein kleines (wahre)s Szenario bauen.
Stellen wir uns mal folgenden Fall vor: Sie schreiben Ihre Rechnungen mit Word. Drucken diese aus und versenden sie mit der Post und archivieren die Rechnung in einem Ordner.
So würde es mit PDF2eBill ablaufen:
Sie schreiben Ihre Rechnungen mit Word.
Drucken diese als PDF und senden diese Datei an das eBill-Service Rechnungsportal. Das Portal liest diese PDF-Rechnung ein, erstellt daraus eine E-Rechnung, versendet diese an den Rechnungsempfänger mit einer zertifizierten Email und archiviert Ihre E-Rechnung im Archiv.
In beiden Fällen arbeiten Sie weiterhin GoBD-konform, aber diesmal mit der neuen E-Rechnung.
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Ich bin Frank Oddey, Geschäftsführer der eBill Service GmbH und wir haben es uns zur Aufgabe gemacht Selbstständige und Unternehmer optimal auf die Herausforderung zur verpflichtenden Einführung der E-Rechnung vorzubereiten.
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