Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen, zu validieren und zu verarbeiten. Viele Unternehmer stehen vor der Herausforderung, eine geeignete Software oder Plattform zu wählen. Diese Entscheidung hat direkten Einfluss auf wichtige Geschäftsprozesse und sollte daher gut durchdacht sein.
Um Ihnen die Auswahl zu erleichtern, haben wir eine praxisnahe Checkliste erstellt. Damit können Sie verschiedene Systeme, wie ERP-Lösungen oder spezielle Plattformen, gezielt miteinander vergleichen. Zudem erhalten Sie eine Übersicht über entscheidende Kriterien, die speziell für Ihr Unternehmen relevant sein könnten.
Nutzen Sie unsere Checkliste als wertvolle Entscheidungshilfe – damit Ihr Unternehmen optimal mit der E-Rechnungspflicht arbeitet!
Mit der E-Rechnungspflicht müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Auf den ersten Blick scheint das einfach: Man richtet ein spezielles E-Mail-Postfach ein und informiert Lieferanten, dass alle E-Rechnungen künftig dorthin gesendet werden. Die Rechnungen landen dann im Postfach und warten auf ihre weitere Verarbeitung.
In der Praxis zeigt sich jedoch schnell eine Herausforderung: E-Rechnungen werden häufig in standardisierten Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD übermittelt, die nicht ohne spezielle Software lesbar sind. Ein einfaches Postfach reicht daher nicht aus, um die Rechnungen korrekt anzuzeigen, zu validieren und weiterzuverarbeiten.
Die Validierung von E-Rechnungen ist essenziell, da sonst die Vorsteuerabzugsberechtigung verloren gehen kann. Dies passiert, wenn eine Rechnung nicht der europäischen E-Rechnungsnorm EN 16931 und CIUS (Core Invoice Usage Specification) entspricht.
Zudem ist es wichtig, dass ein Prüfbericht erstellt wird, um im Zweifelsfall nachvollziehen zu können, wann, mit welcher Spezifikationsversion und mit welchem Ergebnis die Validierung erfolgte.
Wenn Sie Ihre E-Rechnungen über ein System (wie empfohlen) und nicht manuell validieren, werden dabei Prüfungen auf Grundlage von über 220 Geschäftsregeln durchgeführt. Falls Fehler festgestellt werden, haben Sie verschiedene Möglichkeiten, darauf zu reagieren:
Option 1: Sie ignorieren fehlerhafte Rechnungen und akzeptieren nur valide Rechnungen. In diesem Fall informieren Sie den Rechnungsversender lediglich darüber, dass die E-Rechnung nicht gültig ist. In der Praxis kommt es jedoch vor, dass selbst diese Information nicht übermittelt wird.
Option 2: Sie senden dem Rechnungsversender einen Fehlerbericht, damit er die Rechnung korrigiert und eine neue, gültige E-Rechnung übermittelt.
In unserem E-Rechnungsportal wird automatisch ein Fehlerbericht versendet. Dies erleichtert es dem Rechnungsversender, die Anforderungen zu erfüllen, und reduziert Ihren Verwaltungsaufwand. Dass dieses Vorgehen funktioniert, zeigen die Zahlen: 90 Prozent der Zweitversuche sind nach einer Fehlerkorrektur erfolgreich.
Einige Tools versenden keine automatischen E-Mails an Rechnungsversender. Das führt zu folgenden Problemen:
Viele Systeme prüfen nicht alle Geschäftsvorfälle, sondern nur einen kleinen, als für sie relevant eingestuften Teil. Das birgt erhebliche Risiken:
Verlassen Sie sich nicht auf Aussagen wie „Wir versenden seit Wochen E-Rechnungen und niemand hat bis jetzt eine E-Rechnung reklamiert.“ Solche Aussagen deuten eher darauf hin, dass die Empfänger entweder kein geeignetes Tool einsetzen oder gar nicht wissen, dass es sich um eine E-Rechnung handelt. Denn eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format ist nur schwer von einer normalen PDF-Rechnung zu unterscheiden.
E-Rechnungen wie XRechnungen liegen als XML-Dateien vor und sind daher selbst für versierte Nutzer schwer zu lesen.
Eine Alternative ist die ZUGFeRD E-Rechnung, ein hybrides Format, das sowohl einen lesbaren als auch einen maschinenlesbaren Teil enthält. Bis zum 01.01.2025 war der lesbare Teil maßgeblich, doch seit diesem Datum ist ausschließlich der maschinenlesbare Teil relevant.
Das bedeutet: Wenn Sie nur das PDF (den menschenlesbaren Teil) betrachten und dieser korrekt aussieht, kann es dennoch sein, dass der maschinenlesbare Teil fehlerhaft ist. Dies kann bei einer späteren Prüfung – oft erst nach Jahren – auffallen und zu erheblichen Problemen führen.
Ein weiteres Problem tritt auf, wenn eine ZUGFeRD-Datei lediglich einer Sichtprüfung unterzogen wird, da dabei die Anhänge in der eingebetteten XML-Datei oft übersehen werden. Selbst wenn sie erkannt werden, sind diese Anhänge als Binärobjekte innerhalb der XML-Datei von ZUGFeRD eingebettet und müssen separat ausgelesen werden.
Nutzen Sie einen PDF-Viewer, der dies nicht unterstützt, werden Ihnen die rechnungsrelevanten Anhänge nicht angezeigt. Dies kann dazu führen, dass wichtige Informationen übersehen werden.
Zusätzlich gibt es sogenannte Extensions – Erweiterungen, die zusätzliche Informationen innerhalb der XML-Datei bereitstellen.
Diese enthalten häufig branchenspezifische Daten, die aktuell nicht für die Validierung nach EN 16931 relevant sind, aber dennoch für Ihr Unternehmen von Bedeutung sein können.
Zusätzlich gibt es sogenannte Extensions – Erweiterungen, die zusätzliche Informationen innerhalb der XML-Datei bereitstellen.
Diese enthalten häufig branchenspezifische Daten, die aktuell nicht für die Validierung nach EN 16931 relevant sind, aber dennoch für Ihr Unternehmen von Bedeutung sein können.
Genauso wichtig wie das Empfangen und Validieren von E-Rechnungen ist deren Archivierung. Rechnungen mussten schon immer archiviert werden – früher in Ordnern, heute digital auf Festplatten. Mit der E-Rechnung ändert sich daran grundsätzlich nichts.
Allerdings ist es besonders wichtig, dass eine E-Rechnung exakt so archiviert wird, wie sie eingegangen ist. Das bedeutet, dass eingebettete Anhänge innerhalb der XML-Datei nicht entfernt werden dürfen, wenn die E-Rechnung archiviert wird – selbst, wenn dies Speicherplatz sparen würde. Revisionssicherer Archivierungsspeicher ist in der Regel teurer als normaler Speicher, dennoch muss die Integrität der Rechnungsdatei gewährleistet bleiben.
Neben der Rechnung selbst muss auch die E-Mail, über die die E-Rechnung versendet wurde, archiviert werden. Zudem ist es sinnvoll, das Prüfprotokoll direkt zusammen mit der Rechnung abzulegen.
Selbstverständlich muss das Archivierungssystem GoBD-konform, revisionssicher und DSGVO-konform sein.
Nach den drei Schritten Empfangen, Validieren und Archivieren möchten Sie sicherlich mit den E-Rechnungen weiterarbeiten. Dazu sollte die Möglichkeit bestehen, die Daten anzuzeigen oder sie über eine Schnittstelle direkt an das ERP-System zum automatischen Abgleich zu senden.
Falls dies in Ihrem Unternehmen nicht möglich ist, sollte zumindest die Erstellung einer Arbeitskopie mit Referenz zum Archiv gewährleistet sein. Mit dieser Kopie kann beispielsweise der Freigabeprozess durchgeführt werden.
Auch diesen Aspekt sollten Sie in Ihre Überlegungen einbeziehen.
Manchmal ist es notwendig, eine E-Rechnung in ein anderes Format umzuwandeln – dieser Prozess wird als Konvertierung bezeichnet. Dies kann das Umwandeln von Daten in eine E-Rechnung sein oder die Konvertierung einer XRechnung in eine ZUGFeRD-Datei und umgekehrt.
Für Unternehmen, die beispielsweise mit Italien zusammenarbeiten und das dortige E-Rechnungsformat Fattura PA nutzen müssen, ist eine Konvertierung besonders sinnvoll. Doch auch viele andere Länder arbeiten bereits mit E-Rechnungen, sodass es je nach Geschäftsbeziehung erforderlich sein kann, verschiedene Formate zu unterstützen.
Aus diesem Grund haben wir zusätzliche E-Rechnungsformate in unsere Checkliste aufgenommen.
Das Gegenstück zum Empfangen ist die Erstellung von E-Rechnungen. Dabei gibt es mehrere Möglichkeiten.
Eine Möglichkeit ist die Nutzung von Formularen, in denen E-Rechnungen manuell erfasst werden. Hierbei sollten Sie die Benutzeroberfläche genau prüfen:
Da E-Rechnungen sehr fehleranfällig sein können, sollte die Eingabemaske klar strukturiert und leicht verständlich sein sowie falsche Eingaben verhindern.
Eine effizientere Lösung ist die Erstellung über eine REST-API. Dabei kann Ihre bestehende Software genutzt werden, mit der Sie bereits arbeiten und deren Prozesse Sie kennen. Die Daten werden über eine Schnittstelle (REST-API) an das Zielsystem (z.B. eine E-Rechnungsplattform) weitergegeben.
Zusätzlich gibt es oft die Möglichkeit, Daten auch per CSV-Datei manuell zu importieren.
Eine weitere Option ist die Erstellung einer Rechnung in einem Vorsystem – zum Beispiel in Word. Die Rechnung wird dann als PDF gespeichert und an ein System gesendet, das sie automatisch in eine E-Rechnung umwandelt.
Der Vorteil: Sie können vorerst weiterhin mit Ihrem gewohnten Vorsystem arbeiten, ohne direkt auf ein neues System umsteigen zu müssen.
Ein Tipp aus der Praxis:
Wenn Sie ein ERP-System nutzen und damit ZUGFeRD-Rechnungen erstellen, sollten Sie gelegentlich das PDF mit der XML-Datei vergleichen. Das Gleiche gilt auch, wenn Sie eine XRechnung erstellen.
In der Vergangenheit haben wir festgestellt, dass im XML oft weniger Daten enthalten, sind als im PDF – darunter teilweise auch wichtige Informationen. Für Unternehmen, die ausschließlich den maschinenlesbaren Teil auswerten, kann dies problematisch sein.
Wenn Sie viele E-Mails versenden, ist es sinnvoll, mit einem Zertifikat für das E-Mail-Postfach zu arbeiten. Dadurch steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Rechnungen tatsächlich ankommen und nicht im Spam- oder Junk-Ordner landen.
Die Einführung der E-Rechnung bedeutet, dass Sie Ihre Prozesse überprüfen und gegebenenfalls anpassen sollten. In den meisten Fällen sind Anpassungen notwendig, um den neuen Herausforderungen gerecht zu werden – selbst, wenn Sie bereits eine Lösung nutzen, die ich weiter unten im Text noch näher erläutern werde.
Immer wenn sich Prozesse ändern, müssen Sie auch Ihre Verfahrensdokumentation oder zumindest die Prozessdokumentation entsprechend anpassen. Gerade im Kontext der E-Rechnung möchten Prüfer nachvollziehen, wie eine Rechnung in das Unternehmen gelangt ist und ob ihre Integrität bis zur Archivierung gewährleistet bleibt.
Eine Verfahrensdokumentation ist hierfür ein sinnvolles Instrument und wird mit hoher Wahrscheinlichkeit von vielen Prüfern verlangt.
Ich halte es für besonders wichtig, dass Sie sich für ein System entscheiden, das zu Ihnen passt und möglichst einfach in der Handhabung ist. Das „E“ in E-Rechnung muss nicht nur für „elektronisch“, sondern kann ebenso für „E wie einfach“ stehen – wenn die gewählte Lösung optimal zu Ihren Anforderungen passt.
Während es für den Versand von E-Rechnungen eine Übergangsfrist bis 2027/2028 gibt, ist der Empfang von E-Rechnungen seit dem 01.01.2025 verpflichtend. Viele Unternehmen sind jedoch nicht in der Lage, von heute auf morgen vollständig auf digitale Prozesse umzustellen.
Für diese Unternehmen ist es sinnvoll, eine Lösung zu wählen, die einerseits die gesetzlichen Anforderungen erfüllt und andererseits den gewohnten Arbeitsablauf weiterhin ermöglicht. So kann der Umstieg in die Digitalisierung schrittweise erfolgen, ohne bestehende Prozesse abrupt zu unterbrechen.
Dafür haben wir zwei Lösungen:
Mit dieser neuen Funktion ermöglichen wir den Empfang, die Validierung und die Archivierung von E-Rechnungen. Das ist an sich nichts Neues. Doch zusätzlich wandeln wir XRechnungen in PDF-Dokumente um und stellen diese als Arbeitskopie zur Verfügung (z. B. per E-Mail inklusive Anhänge).
Mit dieser Arbeitskopie können Sie wie gewohnt weiterarbeiten, während die Original-XRechnung im Archiv verbleibt. Die Arbeitskopie dient lediglich als Referenz zur archivierten Datei.
Bei der E-Rechnungsalternative ZUGFeRD wird aus der eingebetteten XML-Datei eine PDF-Arbeitskopie erstellt. Diese enthält die Daten aus dem maschinenlesbaren Teil der Rechnung und nicht die Informationen aus dem PDF-Anzeigeteil
Auf diese Weise stellen wir sicher, dass Sie weiterhin mit Ihrem bestehenden System arbeiten können und den Umstieg auf die E-Rechnung schrittweise vollziehen können.
Für diese Funktion möchte ich ein kleines (wahres) Szenario skizzieren.
Stellen wir uns folgenden Fall vor: Sie schreiben Ihre Rechnungen mit Word, drucken diese aus, versenden sie per Post und archivieren die Rechnung in einem Ordner.
Mit PDF2eBill läuft es folgendermaßen ab:
In beiden Fällen arbeiten Sie weiterhin GoBD-konform – aber nun mit einer E-Rechnung statt einer Papierrechnung.
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Wir halte Sie auf dem Laufenden und informieren in unserer kostenlosen Webinarreihe über Herausforderungen & Chancen durch die Einführung der B2B E-Rechnung in Deutschland
Ich bin Frank Oddey, Geschäftsführer der eBill Service GmbH und wir haben es uns zur Aufgabe gemacht Selbstständige und Unternehmer optimal auf die Herausforderung zur verpflichtenden Einführung der E-Rechnung vorzubereiten.
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