• Rechnungsnummern autom. vergeben
  Bein Erstellen einer neuen E-Rechnung im Formular, kann die Rechnungsnummer nun autom. generiert werden.
  Hierzu gehen Sie im Abschnitt „E-Rechnungen“ auf die Einstellungen (Zahnrad Icon oben rechts) und wählen dort den Reiter „Rechnungsnummer“ aus. Hier können Sie nun ein Pattern (Regel) für die gewünschte Rechnungsnummer festlegen.
  
  
• Ausgangsrechnung kopieren
  Sie können nun eine bereits versendete E-Rechnung im Rechnungsausgang kopieren und daraus eine neue E-Rechnung erstellen.
  Hierzu klicken Sie in der Rechnungsausgangsliste in der gewünschten Zeile auf den Pfeil rechts und dann auf das Icon „Rechnung kopieren“.
  Es wird nun das Rechnungsformular mit den Daten der ausgewählten Rechnung angezeigt. Sie können hier die Rechnungsdaten wie gewünscht aktualisieren und im letzten Schritt eine neue E-Rechnung speichern.
  
  
• E-Rechnung hochladen
  Unter „E-Rechnungen“ im Rechnungseingang können Sie über den Button „E-Rechnungen hochladen“ mehrere E-Rechnungen ins Portal hochladen.
  Die hochgeladenen E-Rechnungen werden validiert und sofern valide im Rechnungseingang archiviert.
  Für fehlerhafte E-Rechnungen wird direkt die jeweilige Fehlermeldung im Fenster angezeigt.
  
  
• E-Mail für Systembenachrichtigungen
  Im Abschnitt „E-Rechnungen“ bei Klick auf die Einstellungen (Zahnrad Icon oben rechts) haben Sie nun im Reiter „Systembenachrichtigungen“ die Möglichkeit eine E-Mailadresse zu hinterlegen und auszuwählen, welche Benachrichtigungen Sie erhalten möchten.

Die Navigationsleiste

Die Navigationsleiste erleichtert es Ihnen, zwischen verschiedenen Bereichen vom eBill Portal zu wechseln. Sie ist in folgende Kategorien unterteilt:

• Dashboard
• Verwaltung
• Kontakte
• Dokumente
• E-Rechnungen

Mit dieser Leiste können Sie sich mühelos durch die verschiedenen Bereiche von eBill navigieren.

Die Startseite

Auf der Startseite finden Sie verschiedene Kacheln als Übersicht mit wichtigen Informationen:

• To Do Kachel: Hier sehen Sie, ob z.B. Ihr Profil noch ergänzt werden sollte oder auch ob Registrierungsanfragen von eingeladenen Nutzern vorliegen.
• Ansprechpartner: Bei Fragen können Sie hier via E-Mail direkt Kontakt mit unserem Support-Team aufnehmen.
• Neuste Dokumente: Hier werden Ihnen die neusten Dokumente angezeigt, die wir in Ihren Account laden, z. B. unser „Herzlich Willkommen“ und „E-Rechnung Formate“ und auch verschiedene Anleitungen.
• Favorisierte Dokumente: Übersicht Ihrer mit Stern gekennzeichneten Dokumente unter „Dokumente“.

Ihr Benutzerprofil

Um in Ihr Benutzerprofil zu gelangen, klicken Sie einfach auf den Drop-Down-Pfeil oder auf den Kreis mit Ihrem Kürzel/Bild oben rechts auf der Seite. Dort finden Sie alle wichtigen Informationen zu Ihrem Konto.

In den „Accounteinstellungen“ können Sie Änderungen vornehmen, wie z. B. persönliche Daten aktualisieren. Sie haben die Möglichkeit Telefonnummer und Mobilfunknummer zu hinterlegen und ein Profilbild einzufügen. Zusätzlich können Sie ihr aktuelles eBill-Service Passwort durch ein neues ersetzen.

Wichtiger Hinweis: Wenn Sie Ihr Passwort über die Accounteinstellungen erneuern, werden Sie aus Sicherheitsgründen bei eBill ausgeloggt und müssen sich neu über die Log-in Seite anmelden.

Rechnungsnummern autom. vergeben
Bein Erstellen einer neuen E-Rechnung im Formular, kann die Rechnungsnummer nun autom. generiert werden.
Hierzu gehen Sie im Abschnitt „E-Rechnungen“ auf die Einstellungen (Zahnrad Icon oben rechts) und wählen dort den Reiter „Rechnungsnummer“ aus. Hier können Sie nun ein Pattern (Regel) für die gewünschte Rechnungsnummer festlegen.

Ausgangsrechnung kopieren
Sie können nun eine bereits versendete E-Rechnung im Rechnungsausgang kopieren und daraus eine neue E-Rechnung erstellen.
Hierzu klicken Sie in der Rechnungsausgangsliste in der gewünschten Zeile auf den Pfeil rechts und dann auf das Icon „Rechnung kopieren“.
Es wird nun das Rechnungsformular mit den Daten der ausgewählten Rechnung angezeigt. Sie können hier die Rechnungsdaten wie gewünscht aktualisieren und im letzten Schritt eine neue E-Rechnung speichern.

E-Rechnung hochladen
Unter „E-Rechnungen“ im Rechnungseingang können Sie über den Button „E-Rechnungen hochladen“ mehrere E-Rechnungen ins Portal hochladen.
Die hochgeladenen E-Rechnungen werden validiert und sofern valide im Rechnungseingang archiviert.
Für fehlerhafte E-Rechnungen wird direkt die jeweilige Fehlermeldung im Fenster angezeigt.

E-Mail für Systembenachrichtigungen
Im Abschnitt „E-Rechnungen“ bei Klick auf die Einstellungen (Zahnrad Icon oben rechts) haben Sie nun im Reiter „Systembenachrichtigungen“ die Möglichkeit eine E-Mailadresse zu hinterlegen und auszuwählen, welche Benachrichtigungen Sie erhalten möchten.

Sie finden oben rechts ein Symbol mit den Anfangsbuchstaben Ihres Vor- und Nachnamens. Ein Klick darauf bringt Sie zu Ihrem Benutzerprofil.

Unternehmensname

In der obersten Zeile sehen Sie den Namen des Unternehmens, mit dem Sie sich registriert haben oder das Ihnen von Ihrem Firmenadministrator zugewiesen wurde.

Accounteinstellungen

Hier können Sie Ihre Accounteinstellungen ändern und/oder vervollständigen.

AGB und AV-Vertrag, Datenschutz, Impressum

Falls Sie unsere AGB, den AV-Vertrag, die Datenschutzbestimmungen oder das Impressum einsehen möchten, klicken Sie einfach auf die entsprechende Zeile.

ausloggen

Denken Sie daran, sich nach jeder Sitzung oder am Ende des Tages auszuloggen.

Ihre Accounteinstellungen

• Name und Unternehmensname: In der ersten Zeile finden Sie Ihren Namen sowie den des registrierten Unternehmens.
• Sprache: Über das Drop-Down Menü können Sie Ihre bevorzugte Sprache, Deutsch oder Englisch auswählen.
• Titel: Sie können Ihrem Namen einen Titel, wie “Dr.”, “Prof.” oder “Ing.” hinzufügen.
• Vorname & Nachname: Diese Informationen wurden bei der Registrierung erfasst. Korrigieren Sie hier eventuelle Schreibfehler.
• Geburtstag: Geben Sie Ihr Geburtsdatum ein oder wählen Sie es über das Kalender-Icon.

• Telefonnummer & Handnummer: Hinterlegen Sie mindestens eine Telefonnummer, unter der Sie erreichbar sind, beispielsweise für Supportrückfragen.
• Position & Abteilung: Diese Angaben helfen, Ihre Rolle im Unternehmen klar zu definieren.
• Profilbild: Fügen Sie Ihrem Profil ein Bild hinzu, indem Sie es per Drag & Drop aus einem Ordner auf Ihrem Computer hineinziehen.

• Umsatzsteuer-ID: Tragen Sie hier die 11-stellige Umsatzsteuer-ID Ihres Unternehmens ein.

Sollten Sie keine Umsatzsteuer-ID haben, geben Sie bitte die Steuernummer des Unternehmens an.

• Passwort: Möchten Sie Ihr Passwort ändern? Geben Sie zunächst Ihr aktuelles Passwort ein und legen Sie dann ein neues fest.

Nach dem Passwortwechsel werden Sie aus Sicherheitsgründen automatisch ausgeloggt.

Nachdem Sie alle Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf „Speichern“, um Ihre Einstellungen zu sichern.

Der Verwaltungs-Bereich in eBill-Service bietet Ihnen als Administrator Ihres Unternehmensaccounts vielfältige Kontroll- und Verwaltungsmöglichkeiten. Hier können Sie Einstellungen vornehmen, Benutzer verwalten und Berechtigungen zuweisen, um die reibungslose Funktion sowie die Sicherheit des Systems sicher zu stellen.

eBill-Service-Verwaltung

In der eBill-Service-Verwaltung können Sie als Admin folgende Einstellungen vornehmen:

• Unternehmen und Standorte verwalten
• Nutzer hinzufügen, sehen und denen Rollen in eBill zuweisen
• Registrierungsanfragen bestätigen oder ablehnen
• Unternehmens- und Nutzergruppen anlegen und verwalten.

Um in die einzelnen Bereiche zu gelangen, klicken Sie in das jeweilige Feld auf „bearbeiten“.

Unternehmen und Standorte verwalten

In der Rubrik „Unternehmen und Standorte“ können Sie zentrale Informationen zu Ihrem Unternehmen verwalten und verschiedene Standorte hinzufügen. Hier lassen sich Details zu Firmensitz, Niederlassungen und weiteren Betriebsstätten hinterlegen, um eine klare Struktur und Übersicht für alle Unternehmensbereiche zu gewährleisten.

Außerdem können Sie über einen Einladungslink weiteren Personen Zugriff auf Ihren eBill-Account gewähren.

Nutzerverwaltung:

Die Nutzerverwaltung ermöglicht es Ihnen, Rollen zuzuweisen und Zugriffsrechte zu verwalten. So können Sie steuern, wer auf welche Bereiche in eBill zugreifen darf, um eine sichere und effiziente Nutzung zu gewährleisten. Aber auch bei Ausscheiden aus dem Unternehmen löschen.

Registrierungsanfragen:

Personen, die über den Einladungslink Zugriff auf eBill erhalten und sich registriert haben, werden in diesem Bereich angezeigt. Um diesen Personen endgültigen Zugriff auf Ihren Account zu gewähren, müssen Sie ihre Registrierungsanfrage bestätigen. Alternativ haben Sie die Möglichkeit, eine Registrierung abzulehnen.

Rechte & Rollen

In dieser Übersicht finden Sie alle verfügbaren Rollen. Über die Rollen werden Berechtigungen gebündelt und den jeweiligen Nutzern zugeordnet. Passen Sie den Titel und die Beschreibung der Rollen an und ordnen Sie ihnen die entsprechenden Berechtigungen zu. Derzeit steht Ihnen eine Bearbeitung dieses Bereichs nicht zur Verfügung.

Unternehmens- und Nutzergruppen:

Als Admin des Firmenaccounts können Sie hier Unternehmen und Nutzer in Gruppen organisieren, um eine übersichtliche und einfache Verwaltung zu gewährleisten. Dies sorgt für einen besseren Überblick und erleichtert die Strukturierung.

Möchten Sie weiteren Personen in Ihrem Unternehmen Zugriff auf das eBill Portal ermöglichen, damit sie Rechnungen erstellen, versenden oder einsehen können?
Kein Problem! Befolgen Sie einfach die Schritte in dieser Anleitung.

Hierzu gehen Sie einfach auf „Verwaltung -> Unternehmen und Standorte verwalten“.

Schritt 1: Einladungslink kopieren und versenden

Klicken Sie auf das Symbol mit der Figur.

Klicken Sie auf „Link kopieren“, um ihn in der Zwischenablage zu speichern. Senden Sie den Link anschließend per E-Mail an die Personen, denen Sie Zugriff auf Ihren Account gewähren möchten.

Schritt 2: Registrierung der weiteren Person ist erfolgt

Sobald sich die eingeladene Person erfolgreich registriert hat, können Sie dies unter Verwaltung -> Registrierungsanfragen einsehen. Dort werden alle offenen Anfragen der Personen angezeigt, die den Link von Ihnen erhalten haben. Um diesen Personen den Zugriff auf eBill zu ermöglichen, klicken Sie auf „bearbeiten“.

Hier haben Sie 2 Möglichkeiten:

• Bestätigen
• Ablehnen, z. B. fälschlicherweise einer Person zukommen lassen, die keinen Zugriff auf das eBill-Portal haben soll.

Nachdem Sie die Registrierung angenommen oder abgelehnt haben, erhält die betreffende Person eine Benachrichtigung per E-Mail.

Schritt 3: Zuweisen der Rolle unter „Nutzerverwaltung“

Nachdem Sie die Registrierung der zusätzlichen Person bestätigt haben, navigieren Sie zu ADMIN -> Nutzerverwaltung. Dort sehen Sie alle Personen mit Zugriff auf eBill und können deren Rolle festlegen, also bestimmen, welche Bereiche diese Person einsehen und in welchen sie mitarbeiten darf.

Folgende Rollen können Sie im eBill-Portal vergeben:

• Admin
• Bearbeiter

Aktuell besteht noch keine Möglichkeit, einen Nutzer Ihres eBill Firmenaccounts selbst zu löschen. Bitte senden Sie uns eine E-Mail an den Support mit den folgenden Informationen zur betreffenden Person:

• Name des Firmenaccounts
• Name des Nutzers
• Registrierte E-Mail-Adresse des Nutzers

Einleitung:

Dies ist der zentrale Bereich von eBill, in dem Sie zukünftig den Großteil Ihrer Zeit verbringen werden. In diesem Bereich stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

• Empfangen von E-Rechnungen
• Schreiben von E-Rechnungen
• Entwürfe zwischenspeichern

E-Rechnungen Eingang

Hier finden Sie alle empfangenen E-Rechnungen, die valide geprüft wurden mit:

• Rechnungstyp & Rechnungsnummer
• Rechnungsabsender
• Eingangsdatum der E-Rechnung
• Netto // Bruttobetrag

Um die Details einer E-Rechnung einzusehen, klicken Sie einfach auf die entsprechende Rechnungszeile.

Rechnungsdetails

Dieser Bereich ist in 3 Reiter aufgeteilt.

• Übersicht
• Positionen
• Protokoll

In Reiter Übersicht finden Sie alle Rechnungsrelevanten Daten wie:

• Rechnungsdaten & Summen

• Rechnungsempfänger
• Rechnungsersteller
• Zahlungsinformationen

Im Reiter Positionen finden Sie alle die in der E-Rechnung aufgeführten Rechnungspositionen.

Im Reiter Protokoll können Sie sehen, was wann mit der Rechnung passiert ist und welcher Nutzer z.B. die Rechnung runtergeladen hat.

E-Rechnungen Ausgang

In diesem Bereich erstellen Sie Ihre Rechnungen an Ihre Kunden und werden alle Rechnungen gespeichert, die Sie erstellt und versendet haben mit:

• Rechnungstyp & Rechnungsnummer
• Rechnungsempfänger
• Versanddatum der E-Rechnung
• Netto // Bruttobetrag

Um die Details einer E-Rechnung einzusehen, klicken Sie einfach auf die entsprechende Rechnungszeile. Die Darstellung und Reiter sind identisch mit dem Rechnungseingang.

E-Rechnungen kopieren

Zusätzlich haben Sie im Rechnungsausgang die Möglichkeit eine E-Rechnung zu kopieren.

Hierzu klicken Sie in der Rechnungszeile auf den Erweiterungspfeil rechts neben dem Netto // Brutto Betrag. Dort erschein dann das „Kopieren“ Icon.

Wenn Sie auf dieses Icon klicken, wird die ausgewählte Rechnung autom. als Rechnungsvorlage im E-Rechnungsformular geöffnet. Dabei werden die Rechnungsnummer und die Datumsfelder nicht übernommen.

Sie können die Rechnung dann bearbeiten und als neuen Entwurf speichern, wie unter Erstellung einer E-Rechnung beschrieben.

E-Rechnungen Formate

eBill unterstützt drei verschiedene E-Rechnungsformate, die der europäischen Norm CEN 16931 entsprechen.

• XRechnung (CII-Format) „CII” bedeutet „(UN/CEFACT) Cross Industry Invoice“

Es ist eines von zwei gültigen XRechnungsformaten und beschreibt

den genauen strukturellen Aufbau der XML-Daten.

• XRechnung (UBL-Format)

„UBL“ bedeutet „Universal Business Language“

Es ist das zweite gültige XRechnungsformat und beschreibt ebenfalls

den genauen strukturellen Aufbau der XML-Daten.

Die beiden XRechnungsformate sind reine XML-Datensätze und

unterscheiden sich nur im strukturellen Aufbau der XML-Daten. Für

beide Formate wird ein spezieller XRechnungs-Viewer benötigt, sofern

der Empfänger nicht mit dem eBill Service arbeitet.

• ZUGFeRD-PDF

„ZUGFeRD“ bedeutet „Zentraler User Guide Forum elektronische

Rechnung Deutschland“.

Dieses Format ist ein hybrides E-Rechnungsformat, da es aus einem

normalen PDF-Anteil besteht, der mit jedem PDF-Viewer geöffnet

und angesehen werden kann und zusätzlich sind die E-

Rechnungsdaten im CII-Format im Dokument eingebunden.

Unsere Empfehlung:

Kontaktieren Sie den Rechnungsempfänger vor dem Erstellen der E-Rechnung, um sicherzustellen, dass dieser das von Ihnen gewählte Format empfangen kann. Es besteht die Möglichkeit, dass nicht alle Formate unterstützt werden.

Beispiel einer ZUGFeRD-PDF Rechnung

E-Rechnungen Entwürfe

Hier werden alle erstellten, aber noch nicht versendeten Rechnungen als Entwurf gespeichert. Sie können diese jederzeit bearbeiten, löschen und schließlich versenden, indem Sie auf den Erweiterungspfeil rechts neben dem Netto // Brutto Betrag klicken.

E-Rechnungen Eingang abgelehnt

In diesem Bereich werden empfangene Emails angezeigt, die keine gültige E-Rechnung enthielten.

Sie sehen hier in der Liste direkt

• Datum und Zeitpunkt
• Absender
• Betreff
• Ablehnungsgrund

Beim Klick auf eine Zeile, wird der Ablehnungsgrund komplett angezeigt.

Der Absender der Email hat diesen Ablehnungsgrund auch bereits als Antwort erhalten.

Die hier aufgeführten Rechnungen wurden nicht archiviert und stehen unter E-Rechnungen Eingang nicht zur Verfügung, da nur valide E-Rechnungen verarbeitet werden.

Einleitung:

Mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigen wir Ihnen, wie Sie einfach und schnell eine E-Rechnung erstellen können. Von der Eingabe der notwendigen Daten bis hin zum Versand der fertigen Rechnung – wir begleiten Sie durch jeden einzelnen Schritt. Folgen Sie den Anweisungen und nutzen Sie die Funktionen, um den Rechnungsprozess effizient und rechtssicher abzuwickeln. So stellen Sie sicher, dass Ihre E-Rechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht und problemlos an Ihre Kunden versendet werden kann.

Schritt 1: Klick auf „E-Rechnung erstellen“

Gehen Sie über die Navigationsleiste -> E-Rechnungen erstellen und starten Sie mit dem Ausfüllen. Felder, die mit einem * gekennzeichnet sind, sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden.

Schritt 2: Ausfüllen der E-Rechnungsdaten

1. Rechnungstyp: Dieser ist standardmäßig auf “Standardrechnung” eingestellt und kann aktuell noch nicht geändert werden.
2. Rechnungsformat: Wählen Sie im Drop-Down-Menü das gewünschte Rechnungsformat. Falls Sie sich unsicher sind, welches Format auszuwählen ist, kehren Sie zur Startseite zurück. Im Abschnitt „Neueste Dokumente“ finden Sie das PDF „E-Rechnung Formate“.
3. Rechnungsnummer: Geben Sie die gewünschte Rechnungsnummer ein. Falls Sie unter „Einstellungen“ ein Pattern für die Rechnungsnummer gespeichert haben, wird autom. die nächste Rechnungsnummer voreingestellt.
4. Rechnungsdatum: Tragen Sie das Datum der Rechnung ein.
5. Fälligkeitsdatum: Geben Sie das Datum an, bis wann die Rechnung fällig ist.
6. Leitweg-ID: Diese ist nur erforderlich, wenn Sie Rechnungen an Behörden stellen. Für B2B-Rechnungen ist die Angabe optional.

Schritt 3: Rechnungsempfänger

Tragen Sie nun die Angaben zum Rechnungsempfänger ein:

1. Name des Empfängers: Geben Sie den vollständigen Namen des Rechnungsempfängers ein.
2. Straße und Hausnummer: Erfassen Sie die Adresse des Empfängers.
3. Postleitzahl & Ort: Geben Sie die entsprechende Postleitzahl und den Ort an.
4. Land: Wählen Sie das Land des Empfängers im Drop-Down-Menü aus.
5. E-Mailadresse: An die hier eingetragene E-Mail-Adresse wird die E-Rechnung über eBill an Ihren Kunden versendet.

Schritt 4:  Angaben zum Rechnungssteller

Ergänzen Sie die Daten zum Rechnungssteller:

1. Name des Rechnungssteller: Ihr Firmenname ist hier bereits voreingestellt.
2. E-Mailadresse des Rechnungsstellers: Falls Sie eine separate E-Mail-Adresse für den Versand und Empfang von Rechnungen nutzen, tragen Sie diese hier ein.
3. Ansprechpartner: Geben Sie den Namen der zuständigen Person an, beispielsweise derjenigen, die die Rechnung erstellt hat oder aus der Buchhaltungsabteilung.
4. E-Mailadresse des/der Ansprechpartner: Fügen Sie die E-Mail-Adresse des Ansprechpartners hinzu.
5. Telefonnummer des/der Ansprechpartner: Geben Sie die Telefonnummer der zuständigen Person an.

Schritt 5: Zahlungsinformationen

Tragen Sie die Bankverbindung Ihres Unternehmens ein:

1. Zahlungsart: Wählen Sie im Drop-Down-Menü zwischen „SEPA-Überweisung“ und „SEPA-Lastschrift“.
2. Kontoinhaber: Geben Sie den Namen des Kontoinhabers ein.
3. IBAN: Erfassen Sie die IBAN Ihres Kontos.
4. BIC: Optional, falls erforderlich.
5. Verwendungszweck: Optional, z. B. die Angabe der Rechnungsnummer.

Nachdem Sie alle Angaben gemacht haben, klicken Sie auf „Weiter“.

Schritt 6: Rechnungspositionen

In diesem Abschnitt erfassen Sie die einzelnen Positionen der Rechnung. Geben Sie eine detaillierte Beschreibung der Leistung oder des Produkts, die Menge sowie den Preis pro Einheit ein. Diese Informationen sind entscheidend für eine transparente und nachvollziehbare Rechnungserstellung. Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Angaben korrekt sind, um Rückfragen zu vermeiden.

Um die Eingabe zu beginnen, klicken Sie links neben „ID“ auf den nach unten zeigendem Pfeil.

1. ID: Dies ist die Positionsnummer. Sie wird automatisch von eBill festgelegt und kann nicht manuell geändert werden.
2. Bezeichnung: Name des Produkts oder der Leistung, die in Rechnung gestellt wird.
3. Einzelpreis: Netto-Betrag pro Einheit.
4. Einheit: Wählen Sie die passende Einheit im Drop-Down-Menü. Verfügbare Optionen sind:

1. Menge: Tragen Sie die Menge der jeweiligen Position ein.
2. Ust. %: Wählen Sie den passenden Umsatzsteuersatz aus dem Drop-Down-Menü (0%, 5%, 7%, oder 19%).
3. Beschreibung: Optional können Sie eine zusätzliche Beschreibung der Rechnungsposition hinzufügen.

Über „Position löschen“ können Sie eine vollständige Eingabe rückgängig machen bzw. die Position entfernen. Um mehrere Positionen zu löschen, müssen Sie jede einzelne anklicken, die entfernt werden soll.

Um eine weitere Position zur Rechnung hinzuzufügen, klicken Sie auf „Position hinzufügen“. Die Zwischensumme wird automatisch bei jeder neuen Position aktualisiert.

Wenn Sie alle Rechnungspositionen eingetragen haben, klicken Sie auf „Weiter“.

Schritt 7: E-Rechnung abschließen

Fast geschafft! Im letzten Schritt wird Ihnen die Zusammenfassung der gesamten Rechnung angezeigt. Falls bereits eine Anzahlung geleistet wurde, können Sie den Betrag unter „Bereits gezahlter Betrag“ hinzufügen.

Um die Rechnung abzuschließen, klicken Sie auf „E-Rechnung erstellen“. Falls dabei ein Fehler auftritt, beispielsweise eine falsche IBAN, werden Sie direkt zu der betreffenden Stelle weitergeleitet, um die Korrektur vorzunehmen. Die soeben erstellte Rechnung finden Sie anschließend unter E-Rechnungen -> Entwürfe

Über die Symbole rechts können Sie die Rechnung folgendermaßen verwalten:

• Stift: Bearbeiten der Rechnung.
• Mülleimer: Löschen der Rechnung.
• Briefumschlag: Senden der Rechnung. Nach dem Versand wird sie von „Entwürfe“ in den „Ausgang“ verschoben.

Schritt 8: Senden der E-Rechnung

Um die Rechnung an den Rechnungsempfänger abzuschließen und zu versenden, klicken Sie auf das Briefumschlag-Symbol in der rechten Leiste.

Daraufhin öffnet sich ein Fenster, das Sie fragt, ob Sie die E-Rechnung tatsächlich senden möchten. Bestätigen Sie den Versand, indem Sie auf „E-Rechnung versenden“ klicken. Die Rechnung wird dann per E-Mail an den Empfänger geschickt. Andernfalls können Sie den Vorgang abbrechen und mit dem weiteren Prozess fortfahren.

Schritt 9: E-Rechnung gesendet

Nachdem Sie Ihre E-Rechnung versendet haben, navigieren Sie zu E-Rechnungen -> Ausgang. Dort finden Sie alle E-Rechnungen, die Sie mit eBill erstellt und versendet haben, übersichtlich gespeichert.

Durch Klick auf eine Rechnungszeile öffnet sich die Detailansicht der Rechnungsdaten. Eine Bearbeitung der Rechnung ist nach dem Senden nicht mehr möglich.

Sollte beim Versand einer Rechnung ein Problem auftreten, z.B. die eingetragene Email-Adresse nicht korrekt sein, wird die Rechnung von Ausgang wieder in Entwürfe verschoben. Sie haben dann die Möglichkeit die Rechnung zu bearbeiten, z.B. Email-Adresse zu korrigieren, und die Rechnung neu zu versenden.

Sollten während der Erstellung der E-Rechnungen Probleme auftreten oder Sie Fragen haben, zögern Sie nicht, uns unter support@ebill-service.de zu kontaktieren. Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung und unterstützen Sie bei allen Anliegen.

Ihr eBill-Service Team!

Neben der Funktion, E-Rechnungen zu erstellen und zu versenden, spielt auch der Empfang eine entscheidende Rolle für Sie. Daher haben wir eine umfassende Anleitung zusammengestellt, die Ihnen erläutert, worauf Sie beim Empfang einer E-Rechnung achten sollten und welche zusätzlichen Schritte sinnvoll sein können.

Mit Ihrer Registrierung beim eBill Service E-Rechnungsportal und der Aktivierung Ihres Accounts wurde automatisch ein spezielles E-Rechnungs-E-Mail-Postfach für Sie eingerichtet.

Die zugewiesene E-Mail-Adresse finden Sie im Bereich „E-Rechnungen“. Sie setzt sich aus Ihrer Umsatzsteuer-ID oder Ihrer Steuernummer zusammen:
[USt-ID oder Steuernummer]@ebill.de
Beispiel: DE123456789@ebill.de

Um sicherzustellen, dass Ihre eingehenden Rechnungen im eBill-Portal ankommen, teilen Sie bitte diese E-Mail-Adresse Ihren Lieferanten mit, sodass künftig alle E-Rechnungen direkt an das eBill-Portal gesendet werden.

E-Rechnung erhalten

Sobald Ihr Lieferant die E-Rechnung an Ihre eBill E-Mail-Adresse sendet, erfolgt eine Prüfung nach den Vorgaben der EN 16931 sowie eine Validierung gemäß der deutschen CIUS (Core Invoice Usage Specification). Erst danach wird die Rechnung im Bereich
E-Rechnungen -> Eingang sichtbar.

Keine E-Rechnung erhalten

Es kann mehrere Gründe geben, warum Sie keine E-Rechnung erhalten haben:

1. Ihr Lieferant hat mehrere Anhänge in einer E-Mail an Ihre eBill-E-Mail-Adresse gesendet.
2. Der Anhang entspricht nicht dem erforderlichen .xml- oder .pdf-Format, oder der Dateiname enthält Sonderzeichen bzw. Leerzeichen.
3. Die gesendete E-Rechnung weist Fehler seitens des Absenders auf. In diesem Fall wird die E-Mail automatisch abgelehnt, und der Absender erhält ein Prüfprotokoll mit dem Ablehnungsgrund.

E-Rechnung Eingang

Alle gültigen E-Rechnungen, die an Ihre eBill E-Mail-Adresse gesendet wurden, finden Sie unter E-Rechnungen -> Eingang. Zu jeder eingegangenen E-Rechnung wird eine Zeile angezeigt, die Informationen wie Rechnungstyp, Belegnummer, Rechnungsempfänger, Erstellungsdatum sowie Netto- und Bruttobetrag enthält. Für detaillierte Informationen klicken Sie einfach auf die entsprechende Rechnungszeile.

E-Rechnung Detailansicht

Die Detailansicht jeder Rechnung ist in drei Bereiche unterteilt:

• Überblick
• Positionen
• Protokoll

E-Rechnungen -> Eingang -> Überblick

In der Übersicht werden alle relevanten Rechnungsdaten detailliert dargestellt, sodass Sie alle wesentlichen Informationen zur jeweiligen E-Rechnung im Blick haben:

Rechnungsdaten und Summen

Daten des Rechnungsempfängers und Anhänge:

Sie können die Anhänge durch Anklicken herunterladen und sie anschließend in Ihre Buchhaltungssoftware importieren, um die Rechnung weiterzuverarbeiten.

Daten des Rechnungsstellers

Zahlungsinformationen

E-Rechnungen -> Eingang -> Positionen

An dieser Stelle sind alle Positionen der eingegangenen E-Rechnung detailliert und übersichtlich aufgelistet.

E-Rechnungen -> Eingang -> Protokoll

Im Protokoll finden Sie alle weiteren wichtigen Details, wie etwa den Zeitpunkt des Empfangs und der Archivierung der E-Rechnung.

E-Rechnungen -> Eingang abgeleht

In diesem Bereich finden Sie Informationen zu empfangenen Emails, die vom System abgelehnten wurden. Wenn Sie auf eine Zeile klicken, erhalten Sie zu der E-Mail den genauen Ablehnungsgrund, den der Absender der E-Mail automatisch als Antwort zugesendet bekommen hat.

Sollten beim Empfang der E-Rechnungen Probleme auftreten oder Sie Fragen haben, zögern Sie nicht, uns unter support@ebill-service.de zu kontaktieren. Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung und unterstützen Sie bei allen Anliegen.

Ihr eBill-Service Team!

Mit der Funktion eBill2PDF können Sie Ihre eingegangen E-Rechnungen automatisch in ein klassisches PDF konvertieren. Diese Funktion ermöglicht Ihnen, die E-Rechnungspflicht schnell und unkompliziert zu erfüllen und das ohne große Änderung an Ihrem bestehenden Workflow im Rechnungseingang.

Schritt 1: Aktivierung der eBill2PDF-Funktion Gehen Sie in der Navigationsleiste zu „E-Rechnungen“. Klicken Sie rechts neben dem Button „E-Rechnung erstellen“ auf das „Zahnrad“-Symbol

Aktivieren Sie den Schalter „eBill2PDF aktivieren“.

Schritt 2: E-Mail-Adresse hinterlegen

Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die Ihre eingegangenen E-Rechnungen als PDF-Arbeitskopie gesendet werden sollen. Idealerweise die Adresse, über die Sie bislang Ihre Rechnungen empfangen haben.

Klicken Sie anschließend auf „speichern“.

Schritt 3: Automatischer PDF-Versand

Von nun an wird jeder E-Rechnung, die in Ihrem Account des eBill Service E-Rechnungsportal eingeht, nach der Validierung und Archivierung, automatisch eine PDF-Arbeitskopie erstellt und an Ihre hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet.
Sie können wie gewohnt in Ihrem bestehenden Workflow arbeiten.

Die erstellte PDF-Arbeitskopie enthält den bei der Archivierung generierten Hash-Wert der E-Rechnung als Referenz zum eBill Service E-Rechnungsarchiv.

Sofern Sie die Funktion „eBill2PDF“ aktiviert haben, können Sie als weitere Option auch die „PDF-Rechnungen weiterleiten“ aktivieren.
Die Beschreibung finden Sie im nächsten Abschnitt.

Derzeit gibt es eine Übergangsfrist für das Versenden von E-Rechnungen. Daher werden nach wie vor viele Rechnungen im normalen PDF-Format per E-Mail versendet. Diese PDF-Rechnungen entsprechen zwar nicht den Anforderungen der europäischen Norm CEN 16931, doch es gibt eine praktische Lösung: Sie können auch diese Rechnungen direkt an Ihre hinterlegte E-Mail-Adresse weiterleiten.

Schritt 1: Aktivierung der eBill2PDF-Funktion

Gehen Sie in der Navigationsleiste zu „E-Rechnungen“. Klicken Sie rechts neben dem Button „E-Rechnung erstellen“ auf das „Zahnrad“-Symbol.

Aktivieren Sie den Schalter „eBill2PDF aktivieren“.

Schritt 2: E-Mail-Adresse hinterlegen

Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die Ihre eingegangenen E-Rechnung als PDF-Arbeitskopie gesendet werden soll. Idealerweise die Adresse, über die Sie bislang Ihre Rechnungen empfangen haben.

Schritt 3: Weiterleitung von PDF-Rechnungen

Wenn Sie nach wie vor noch PDF-Rechnungen erhalten und diese an Ihre oben hinterlegte E-Mail-Adresse weitergeleitet werden sollen, schieben Sie dazu den Regler nach rechts und klicken Sie auf „Speichern“.

Ab sofort werden auch alle normalen PDF-Rechnungen, die an Ihre eBill-E-Mail-Adresse gesendet werden, direkt an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse weitergeleitet.

Wichtig: Die normalen PDF-Rechnungen werden von eBill nicht archiviert, da sie nicht den Anforderungen der europäischen Norm CEN 16931 entsprechen. Eine Weiterleitung ist nur möglich, wenn die eBill2PDF aktiviert ist.

Sollten Fragen oder Probleme auftreten, zögern Sie nicht, uns unter
support@ebill-service.de zu kontaktieren.
Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung und unterstützen Sie bei allen Anliegen.

Ihr eBill-Service Team!