Einleitung:

Dies ist der zentrale Bereich von eBill, in dem Sie zukünftig den Großteil Ihrer Zeit verbringen werden. In diesem Bereich stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

• Empfangen von E-Rechnungen
• Schreiben von E-Rechnungen
• Entwürfe zwischenspeichern

E-Rechnungen Eingang

Hier finden Sie alle empfangenen E-Rechnungen, die valide geprüft wurden mit:

• Rechnungstyp & Rechnungsnummer
• Rechnungsabsender
• Eingangsdatum der E-Rechnung
• Netto // Bruttobetrag

Um die Details einer E-Rechnung einzusehen, klicken Sie einfach auf die entsprechende Rechnungszeile.

Rechnungsdetails

Dieser Bereich ist in 3 Reiter aufgeteilt.

• Übersicht
• Positionen
• Protokoll

In Reiter Übersicht finden Sie alle Rechnungsrelevanten Daten wie:

• Rechnungsdaten & Summen

• Rechnungsempfänger
• Rechnungsersteller
• Zahlungsinformationen

Im Reiter Positionen finden Sie alle die in der E-Rechnung aufgeführten Rechnungspositionen.

Im Reiter Protokoll können Sie sehen, was wann mit der Rechnung passiert ist und welcher Nutzer z.B. die Rechnung runtergeladen hat.

E-Rechnungen Ausgang

In diesem Bereich erstellen Sie Ihre Rechnungen an Ihre Kunden und werden alle Rechnungen gespeichert, die Sie erstellt und versendet haben mit:

• Rechnungstyp & Rechnungsnummer
• Rechnungsempfänger
• Versanddatum der E-Rechnung
• Netto // Bruttobetrag

Um die Details einer E-Rechnung einzusehen, klicken Sie einfach auf die entsprechende Rechnungszeile. Die Darstellung und Reiter sind identisch mit dem Rechnungseingang.

E-Rechnungen kopieren

Zusätzlich haben Sie im Rechnungsausgang die Möglichkeit eine E-Rechnung zu kopieren.

Hierzu klicken Sie in der Rechnungszeile auf den Erweiterungspfeil rechts neben dem Netto // Brutto Betrag. Dort erschein dann das „Kopieren“ Icon.

Wenn Sie auf dieses Icon klicken, wird die ausgewählte Rechnung autom. als Rechnungsvorlage im E-Rechnungsformular geöffnet. Dabei werden die Rechnungsnummer und die Datumsfelder nicht übernommen.

Sie können die Rechnung dann bearbeiten und als neuen Entwurf speichern, wie unter Erstellung einer E-Rechnung beschrieben.

E-Rechnungen Formate

eBill unterstützt drei verschiedene E-Rechnungsformate, die der europäischen Norm CEN 16931 entsprechen.

• XRechnung (CII-Format) „CII” bedeutet „(UN/CEFACT) Cross Industry Invoice“

Es ist eines von zwei gültigen XRechnungsformaten und beschreibt

den genauen strukturellen Aufbau der XML-Daten.

• XRechnung (UBL-Format)

„UBL“ bedeutet „Universal Business Language“

Es ist das zweite gültige XRechnungsformat und beschreibt ebenfalls

den genauen strukturellen Aufbau der XML-Daten.

Die beiden XRechnungsformate sind reine XML-Datensätze und

unterscheiden sich nur im strukturellen Aufbau der XML-Daten. Für

beide Formate wird ein spezieller XRechnungs-Viewer benötigt, sofern

der Empfänger nicht mit dem eBill Service arbeitet.

• ZUGFeRD-PDF

„ZUGFeRD“ bedeutet „Zentraler User Guide Forum elektronische

Rechnung Deutschland“.

Dieses Format ist ein hybrides E-Rechnungsformat, da es aus einem

normalen PDF-Anteil besteht, der mit jedem PDF-Viewer geöffnet

und angesehen werden kann und zusätzlich sind die E-

Rechnungsdaten im CII-Format im Dokument eingebunden.

Unsere Empfehlung:

Kontaktieren Sie den Rechnungsempfänger vor dem Erstellen der E-Rechnung, um sicherzustellen, dass dieser das von Ihnen gewählte Format empfangen kann. Es besteht die Möglichkeit, dass nicht alle Formate unterstützt werden.

Beispiel einer ZUGFeRD-PDF Rechnung

E-Rechnungen Entwürfe

Hier werden alle erstellten, aber noch nicht versendeten Rechnungen als Entwurf gespeichert. Sie können diese jederzeit bearbeiten, löschen und schließlich versenden, indem Sie auf den Erweiterungspfeil rechts neben dem Netto // Brutto Betrag klicken.

E-Rechnungen Eingang abgelehnt

In diesem Bereich werden empfangene Emails angezeigt, die keine gültige E-Rechnung enthielten.

Sie sehen hier in der Liste direkt

• Datum und Zeitpunkt
• Absender
• Betreff
• Ablehnungsgrund

Beim Klick auf eine Zeile, wird der Ablehnungsgrund komplett angezeigt.

Der Absender der Email hat diesen Ablehnungsgrund auch bereits als Antwort erhalten.

Die hier aufgeführten Rechnungen wurden nicht archiviert und stehen unter E-Rechnungen Eingang nicht zur Verfügung, da nur valide E-Rechnungen verarbeitet werden.