- E-RECHNUNGEN FÜR HANDELSZULIEFERER
E-Rechnungen für den Handel.
Damit Ihre Daten ankommen.
Bereiten Sie Ihre E-Rechnungen auf die Anforderungen Ihrer Handelspartner vor – mit eindeutig zuordenbaren Artikel-, Bestell- und Lieferdaten.
- Handelsrelevante Rechnungsfelder berücksichtigen
- Rückfragen und manuelle Nacharbeit reduzieren
- Vorgaben Ihrer Handelspartner gezielt umsetzen
Monatlich kündbar
VeR-Mitglied seit 2025
Für Lieferanten an Lebensmittel-, Bau und Fachhandel zum Beispiel mit Kunden bei:
und Weiteren…
VORGABEN IHRER HANDELSPARTNER
Passende Rechnungsdaten sind Voraussetzung Ihrer guten Lieferbeziehung.
Wenn Ihr Handelspartner ein bestimmtes Rechnungsformat und definierte Datenfelder verbindlich vorgibt, müssen Sie diese Anforderungen für die vereinbarte Zusammenarbeit erfüllen.
-
Vorgaben erfüllen
Die vereinbarten Rechnungsfelder und Formate von Anfang an in Ihrem Prozess berücksichtigen.
-
Zuordnung ermöglichen
Bestellung, Lieferung und Artikel eindeutig referenzieren – für den Abgleich beim Empfänger.
-
Rückfragen reduzieren
Fehlende oder falsch zugeordnete Daten möglichst vor der Übermittlung erkennen.
REWE nennt für die Rechnungseinreichung per E-Mail unter anderem Kostenstelle sowie GLN des Rechnungs- und Warenempfängers.
QUALITÄTSSIEGEL FÜR E-RECHNUNGEN IM HANDEL
Ein gemeinsamer Maßstab für bessere Rechnungsdaten.
Das freiwillige VeR-Qualitätssiegel steht für gemeinsame Qualitätsempfehlungen im Handel. Im Mittelpunkt stehen Rechnungsdaten, die vollständig, eindeutig und strukturiert für die Weiterverarbeitung bereitstehen.
Für Sie als Lieferant bedeutet das: Formate, Referenzen und Artikelangaben von Anfang an passend aufbereiten. So schaffen Sie die Grundlage für einen reibungslosen Rechnungsprozess bei Ihren Handelspartnern.
DIE RELEVANTEN ANGABEN IM ÜBERBLICK
39 Felder im Fokus.
Ein klarer Bezug zum Handelsalltag.
Von der richtigen Lieferstelle bis zum einzelnen Artikel: Diese Angaben helfen Ihren Handelspartnern, Rechnungen eindeutig zuzuordnen und weiterzuverarbeiten.
- Geschäftspartner & Lieferort
Verkäufer, Käufer und Warenempfänger eindeutig zuordnen – auch bei mehreren Filialen oder Lieferstellen.
Verkäuferkennung · Käuferkennung · Lieferortkennung, zum Beispiel GLN
- Bestellung & Buchung
Den Bezug zum Auftrag und zur internen Verarbeitung herstellen, damit der Empfänger die Rechnung zuordnen kann.
Bestellnummer · Lieferscheinnummer · Buchungsreferenzen
- Lieferung & Leistung
Erkennbar machen, wann die Lieferung oder Leistung erfolgt ist und welcher Zeitraum abgerechnet wird.
Lieferdatum · Leistungsdatum bzw. Leistungszeitraum
- Zahlung & Bankverbindung
Die für den vereinbarten Zahlungsweg relevanten Angaben strukturiert und nachvollziehbar bereitstellen.
IBAN · BIC, soweit für den Vorgang erforderlich
- Rabatt & Zuschläge
Preisbestandteile transparent abbilden, damit Nachlässe und zusätzliche Kosten im Abgleich verständlich bleiben.
Rabatt- und Zuschlagsangaben auf Rechnungs- und Positionsebene
- Artikel & Eigenschaften
Positionen mit den Artikelstammdaten verbinden und relevante Produkteigenschaften eindeutig übermitteln.
GTIN · Lieferantenartikelnummer · Käuferartikelnummer · Item Attributes
Sichtbar ist noch nicht zugeordnet
Eine Rechnung muss mehr können, als gut lesbar sein.
Für die Verarbeitung im Handel zählt nicht nur, was auf dem PDF zu sehen ist. Auch Geschäftspartner- und Lieferortkennungen, Bestell- und Lieferreferenzen, Artikelangaben sowie Zahlungsinformationen können erforderlich sein. Welche Angaben benötigt werden, bestimmen der Geschäftsfall und die Vorgaben des Empfängers. Sie müssen vollständig und im vorgesehenen strukturierten Feld vorliegen.
Fehlen erforderliche Angaben oder lassen sie sich nicht eindeutig zuordnen, kann der automatische Abgleich scheitern. Das kann Rückfragen, eine verzögerte Bearbeitung oder die Ablehnung der Rechnung zur Folge haben.
Die Bestellnummer ist sichtbar.
Warenrechnung als PDF
Bestellung H-2026-1042
Bestellreferenz im XML
nicht befüllt
Zuordnung offen
Der Händler muss die Bestellung gegebenenfalls manuell zuordnen.
Die Bestellnummer ist maschinell nutzbar.
Warenrechnung als PDF
Bestellung H-2026-1042
Bestellreferenz im XML
H-2026-1042
Abgleich möglich
Das System des Händlers kann die Referenz mit der Bestellung abgleichen.
Vereinfachtes Handelsbeispiel: Die Bestellnummer muss im vorgesehenen strukturierten Feld stehen. Weitere Daten- und Empfängerprüfungen bleiben erforderlich.
Einfach im Portal
Handelspartner auswählen.
Passende Rechnung erstellen.
Sie wählen Ihren Rechnungsempfänger. Das passende Kundenprofil lädt die hinterlegten Vorgaben und passt die Eingabemaske automatisch an.
Sie ergänzen Ihre Rechnungsdaten in den vorgesehenen Feldern. So sparen Sie sich das wiederholte Nachschlagen und reduzieren Fehler, die zu Rückfragen oder einer Ablehnung führen können.
Weniger suchen. Vorgaben direkt im Profil.
Einfach ergänzen. Passende Felder sofort bereit.
Fehler reduzieren. Anforderungen von Anfang an berücksichtigen.
Ihre Rechnungsangaben müssen inhaltlich richtig und vollständig sein.
Die Felder wechseln mit dem ausgewählten Profil.
Schematische Beispielprofile, keiner Handelskette zugeordnet. Im Portal gelten die hinterlegten Empfängervorgaben.
HANDELSRECHNUNGEN MIT EBILL SERVICE
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Damit Ihre Rechnungen bei den oben abgebildeten Handelsunternehmen reibungslos angenommen und verarbeitet werden können, müssen Format, Pflichtangaben und Übertragungsweg zu den Vorgaben der jeweiligen Gesellschaft passen. Dabei unterstützen wir Sie.
- Bestell- und Lieferreferenzen strukturiert bereitstellen
- Rechnungsdaten auf den jeweiligen Empfänger abstimmen
- Vorhandene Daten für Ihren Rechnungsprozess nutzen
Danach regulär 20,00 € monatlich plus 0,20 € pro E-Rechnung, jeweils zzgl. MwSt. Monatlich kündbar. Preise und Konditionen
Wir klären mit Ihnen, welche Anforderungen Ihre Handelspartner stellen und wie Sie Ihre vorhandenen Daten nutzen können.
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HÄUFIGE FRAGEN
E-Rechnungen im Handel: Das sollten Lieferanten wissen
Sind das Rechnungsformat oder das Siegel für Lieferanten Pflicht?
Ein Handelspartner kann bestimmte Rechnungsformate, Datenfelder und Übertragungswege verbindlich für die Zusammenarbeit vorgeben. Entscheidend sind die Regeln Ihrer zuständigen Gesellschaft und die Liefervereinbarungen. Der VeR beschreibt sein Qualitätssiegel als freiwillig. Eine allgemeine Pflicht zu diesem Siegel oder eine automatische Lieferantensperre ohne Siegel ist damit nicht belegt.
Reicht eine technisch valide E-Rechnung für den Handel aus?
Eine technische Validierung prüft die Regeln des jeweiligen Formats und Profils. Für die Verarbeitung beim Handelspartner können zusätzlich bestimmte Referenzen, Kennungen oder Artikelangaben erforderlich sein. Eine valide Datei allein bestätigt auch nicht, dass Preise, Mengen und Leistungen mit dem tatsächlichen Geschäftsvorfall übereinstimmen.
Was bedeutet das Qualitätssiegel für E-Rechnungen im Handel?
Der VeR betreibt ein freiwilliges Siegel für Unternehmen und Lösungsanbieter, die gemeinsame Qualitätsempfehlungen unterstützen. Der konkrete Geltungsbereich ergibt sich aus den Vergabebedingungen. Daraus lässt sich keine pauschale Annahmegarantie für jede einzelne Rechnung ableiten.
Kann ich damit Rechnungen an EDEKA, REWE oder BAUHAUS senden?
Die Seite richtet sich an Lieferanten dieser und weiterer Handelspartner. Für den konkreten Versand sind die Vorgaben der jeweiligen Gesellschaft, die verfügbaren Rechnungsfelder und der vereinbarte Übertragungsweg zu prüfen. Die Nennung eines Unternehmens ist kein Nachweis einer Partnerschaft oder einer technischen Freigabe durch dieses Unternehmen.
Wofür brauche ich GLN und GTIN?
Eine GLN identifiziert Unternehmen oder Standorte, eine GTIN identifiziert Produkte. So können Rechnungsdaten eindeutiger mit Geschäftspartner- und Artikelstammdaten verknüpft werden. Welche Kennungen Ihr Empfänger erwartet, wird im jeweiligen Rechnungsprozess festgelegt.
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