Seit dem 1. Januar 2015 ist die Erstellung einer Verfahrensdokumentation für Unternehmen verpflichtend. Grundlage dieser Pflicht sind die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Doch was genau sind die GoBD, und warum ist eine Verfahrensdokumentation so wichtig? Die Antworten darauf sowie weitere relevante Informationen finden Sie hier.
Seit dem 1. Januar 2015 ist die Erstellung einer Verfahrensdokumentation für Unternehmen verpflichtend. Grundlage dieser Pflicht sind die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Doch was genau sind die GoBD, und warum ist eine Verfahrensdokumentation so wichtig? Die Antworten darauf sowie weitere relevante Informationen findest du hier.
Eine fehlende Verfahrensdokumentation kann bei Betriebsprüfungen als formaler Mangel gewertet werden, was zu unangenehmen und vermeidbaren Konsequenzen, wie Steuerschätzungen, führen kann. Um solche Risiken zu vermeiden, ist die Erstellung einer Verfahrensdokumentation dringend zu empfehlen.
Eine Verfahrensdokumentation ist ein unverzichtbares Werkzeug, um die internen Prozesse eines Unternehmens vollständig zu verstehen und zu optimieren. Sie dient nicht nur der Einhaltung gesetzlicher Anforderungen, sondern auch dazu, betriebsinterne Abläufe klar und strukturiert zu dokumentieren. Dabei konzentriert sie sich auf die elektronische Buchführung und die Organisation von Belegen. Eine Verfahrensdokumentation umfasst in der Regel vier zentrale Bereiche:
Die GoBD verlangen, dass die Verfahrensdokumentation nachvollziehbar und verständlich ist, sodass ein sachkundiger Dritter alle Prozesse in angemessener Zeit überprüfen kann. Wichtig dabei ist, dass die beschriebenen Verfahren auch tatsächlich in der Praxis umgesetzt und eingehalten werden.
Eine Verfahrensdokumentation bietet zahlreiche Vorteile, die über die reine Einhaltung gesetzlicher Vorschriften hinausgehen:
Mit der Einführung der E-Rechnung stehen viele Unternehmen vor neuen Herausforderungen. Welche Maßnahmen müssen ergriffen werden? Welche Systeme müssen angepasst werden? Wie verändern sich die Prozesse, und sind sie sicher und effizient? Eine Verfahrensdokumentation ist in diesem Zusammenhang unerlässlich, da sie alle relevanten Prozessschritte beschreibt und sicherstellt, dass die gesetzlichen Anforderungen, wie die GoBD, eingehalten werden.
Von der Annahme der Rechnung über die Prüfung bis hin zur Archivierung dokumentiert die Verfahrensdokumentation detailliert, wie die E-Rechnung in das System gelangt und welche Schnittstellen genutzt werden. Besonders wichtig ist dabei die lückenlose Nachvollziehbarkeit, die sicherstellt, dass die E-Rechnung im gleichen Format archiviert wird, in dem sie empfangen wurde. Dies gewährleistet nicht nur Transparenz im Rechnungsprozess, sondern auch die rechtssichere Abwicklung für Prüfungen.
Eine Verfahrensdokumentation ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch eine wertvolle Grundlage für ein effektives
Risikomanagement und die Optimierung betrieblicher Abläufe. Unternehmen sollten frühzeitig mit der Erstellung beginnen, um rechtliche Risiken zu minimieren und den reibungslosen Ablauf von Betriebsprüfungen zu gewährleisten. Gerne unterstützen wir Sie bei der Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation. Für weiterführende Informationen schauen Sie hier vorbei: https://pro4cess.de/verfahrensdokumentation/.
Jetzt
Und Unternehmen optimal auf die kommende E-Rechnungspflicht vorbereiten.
Unser Partner, die Pro4cess GmbH bietet umfassende Beratung zur Optimierung von Abläufen, Minimierung von Risiken, Einhaltung von Vorschriften und Verbesserung.
Ich bin Nick Johann, Berater bei der Pro4cess GmbH, einer dynamischen und zukunftsorientierten Unternehmensberatung mit besonderer Expertise im E-Commerce-Bereich. Unser ganzheitliche Beratungsansatz zielt darauf ab ein nachhaltiges Wachstum zu fördern.
Jetzt das Unternehmen fit für die E-Rechnung machen + First Mover Rabatt sichern!
Bis zum 01.01.2025 kostenlos testen!
1 Jahr kostenlose Archivierung
50% Lifetime Rabatt
eBill Service GmbH
Am Bach 11, 33602 Bielefeld
support@ebill-service.de
+49 521 120143-0
© 2024 eBill Service. All Rights Reserved. | Impressum | Datenschutz | Cookie-Richtlinien (EU)
