E-Rechnungen als Unternehmen rechtskonform empfangen, verarbeiten und archivieren.
Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen stammt aus der EU-Initative ViDa (“VAT in the Digital Age) und verfolgt das Ziel der Digitalisierung und Betrugsprävention im Mehrwertsteuersystem der EU. Mehr zum Hintergrund der E-Rechnungsplicht findest du hier.
Bisher war es so, dass alle digitalen Rechnungen, z.B. PDF-Rechnungen die per Mail versendet werden, als E-Rechnung galten. Mit der neuen Definition der E-Rechnung, die zum 01.01.2025 in Kraft getreten ist, ändert sich dies jedoch grundlegend.
Ab dem 01.01.2025 gelten nur noch Rechnungen, die in einem strukturierten elektronischem Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wurden als E-Rechnung. Beispiele für die neuen Rechnungsformate sind zum Beispiel Formate wie die XRechnung und die ZUGFeRD-PDF (ab Version 2.0.1).
Die neuen Formate erleichtern durch die sturkturierten Daten die automatische und elektronische Verarbeitung, haben jedoch zum Nachteil, dass sie in ihrer Rohversion kryptisch aussehen und schwer zu lesen sind.
Abbildung 1: Beispiel einer E-Rechnung im UBL-Format
Abbildung 2: Beispiel einer E-Rechnung im CII XML-Format
Doch kein Grund zur Sorge, es gibt bereits wirksame Tools zur Erfüllung der E-Rechnungspflicht, die diese E-Rechnungen erstellen und auch in klassischen Ansichten darstellen können. Aber in der Regel sind das alles Insel-Lösungen und keine allumfänglichen Lösungen und bei den Online Tools muss man sich Gedanken um die DSGVO machen (wo ist der Server-Standort, werden die Daten gespeichert, wird der Datenschutz eingehalten, gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag)?
Ab dem 01.01.2025 ersetzt die E-Rechnung die klassische Papier-Rechnung als Standard. Damit tritt die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen für Unternehmen im B2B Bereich in Kraft. Das bedeutet alle Unternehmen, die Rechnungen von einem anderen Unternehmen empfangen, müssen in der Lage sein diese E-Rechnungen korrekt zu empfangen und zu verabeiten.
Der Empfang einer E-Rechnung stellt aufgrund der strukturierten Formate (XRechnung und ZUGFeRD-PDF) Unternehmer vor die Herausforderung diese Rechnungen zu prüfen und in Ihre Prozesse zu überführen. Wichtig zu wissen, bei der Prüfung einer ZUGFeRD-PDF, zählt nicht das PDF sondern die eingebettete XML-Datei.
Da die vorgegebenen Formate der E-Rechnung (z.B. XRechnungen) im XML Format sind, wirkt deren Darstellung kryptisch und eine händische Validierung der Rechnung ist nur mit großem Aufwand möglich.
Für die Visualisierung einer solchen Rechnung gibt es bereits Tools. Eine Vielzahl der Tools stellt jedoch keine langfristige Lösung dar, da sie den späteren Austausch zum Finanzamt nicht sicherstellen und auch keine geeignete Validierung bieten. Neben den beiden anderen Sachen, muss auch die Archivierung sichergestellt sein. Denn die E-Rechnung muss in Ihrem ursprünglichen Format archiviert werden, darf also nicht bearbeitet oder verändert sein. Zum Beispiel, wenn die eingebetteten Anhänge extrahiert werden und die E-Rechnung dann ohne diese Anhänge archiviert wird, um Platz zu sparen. Das gilt schon als Veränderung, denn sie hat nicht das ursprüngliche Format.
Es empfiehlt sich daher, nach einer langfristigen Lösung zu suchen und auf eine Plattform zurückzugreifen, die diese Punkte erfüllt und später auch eine Schnittstelle zum Finanzamt anbietet.
Ein mögliches Beispiel für eine umfängliche Plattform zum Empfangen, Versenden, Validieren uvm. stellt unser eBill Service E-Rechnungsportal dar.
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